7 funkcií hlavného administratívneho asistenta

funkcie administratívneho asistenta sú to úlohy pomoci a sprevádzania bežných činností, ktoré spoločnosť vyvíja. Preto sú základom pre efektívnu prevádzku.

Tieto činnosti sú zvyčajne variabilné v závislosti od obchodnej oblasti spoločnosti, v ktorej pracujú. Napríklad v špecializovaných kanceláriách, ako sú napríklad advokátske kancelárie, majú účastníci zvyčajne osobitné školenia na výkon určitých činností.

Existujú však funkcie spoločné pre všetky oblasti, ktoré sa zvyčajne točia okolo distribúcie a správy informácií v rámci úradu. To zahŕňa správu dokumentov, archívov a organizovanie podujatí.

Tieto aktivity však môžu byť oveľa širšie. Niekedy sa administratívni asistenti musia zaoberať aj spracovaním účtovných informácií a dokonca zaručiť fungovanie technologických zdrojov spoločnosti.

7 hlavných funkcií administratívneho asistenta

1. Správa dokumentov

Jednou z hlavných funkcií administratívneho asistenta je pomáhať členom úradu pri správe dokumentov a spisov.

Zvyčajne sa táto úloha týka ukladania, organizácie a správy súborov.

Pri určitých príležitostiach však budete potrebovať aj písať, upravovať a kontrolovať dokumenty.

V niektorých spoločnostiach sú dokonca požiadaní, aby si diktovali listy alebo poznámky a zaznamenávali zápisnice zo stretnutí, ktoré sa konajú.

V niektorých prípadoch, napríklad pri obchodovaní s advokátskou kanceláriou, sa na plnenie týchto funkcií vyžaduje špecializované vzdelávanie: administratívny asistent musí chápať terminológiu a právne postupy..

Na druhej strane administratívni asistenti, ktorí pracujú v oblasti medicíny, potrebujú rôzne vedomosti. Musia mať potrebné školenia na zaobchádzanie s pacientmi a čítanie lekárskych správ.

2. Plánovanie udalostí

Za plánovanie kancelárskych podujatí zvyčajne zodpovedajú aj administratívni asistenti. Veľkosť tejto zodpovednosti môže byť premenlivá podľa veľkosti spoločnosti.

Akciou môže byť jednoducho stretnutie alebo obchodný obed, ale môže to byť aj kongres alebo väčšia obchodná párty.

V každom prípade musí asistent riadiť všetky kritériá súvisiace s podujatím.

To zahŕňa kontaktovanie dodávateľov, rezervácie, výber menu a dekorácie. Zahŕňa však aj kontaktovanie, pozývanie a potvrdzovanie účastníkov, rečníkov a rečníkov v prípade potreby.

3. Osobná pozornosť pre používateľov a návštevníkov

Pozornosť pre užívateľov je zvyčajne jednou z najbežnejších úloh administratívnych asistentov. Poslucháči, ktorým je pozornosť venovaná, vždy závisia od veľkosti spoločnosti a jej obchodnej orientácie.

V prípade malých spoločností, ktoré priamo slúžia verejnosti, je možné, že administratívny asistent dostane klientov.

Keď sa to stane, ich práca je zameraná na vedenie a pomoc pri ich pobyte v zariadeniach spoločnosti.

Vo väčších spoločnostiach musí administratívny asistent navštevovať iných návštevníkov ako partnerov alebo veľkých dodávateľov.

Ich poslaním je v tomto prípade viesť ich pri plnení ich agendy a stretnutí s manažmentom alebo inými oblasťami spoločnosti.

4- Telefonická a virtuálna pomoc

Telefonická a virtuálna pozornosť je zaradená do kategórie užívateľskej pomoci. V prípade telefonickej pomoci je zahrnutá aj orientácia klientov a partnerov, ako aj organizácia a správa agend.

Pokiaľ ide o virtuálnu pozornosť, úlohy závisia od kanálov, ktoré spoločnosť poskytuje pre zákaznícky servis alebo správu informácií.

V niektorých prípadoch ide o správu e-mailov, odpovedanie, presmerovanie alebo archiváciu správ podľa potreby.

V iných prípadoch, keď sú virtuálne komunikačné kanály rôznorodejšie, môžu byť zahrnuté aj iné úlohy, ako napríklad pozornosť verejnosti prostredníctvom chatových systémov alebo dokonca zodpovedanie otázok prostredníctvom sociálnych sietí spoločnosti..

Vo veľkých spoločnostiach je zvyčajné, že personál je špeciálne zameraný na pozornosť týchto komunikačných kanálov. Keď sú spoločnosti malé, táto úloha je zvyčajne ponechaná na administratívnych asistentov.

5. Správa programov

Riadenie agend je zvyčajne jednou z najdôležitejších úloh administratívnych asistentov.

Táto zodpovednosť zahŕňa prijímanie žiadostí o schôdzky a schôdzky telefonicky, osobne alebo online a organizuje ich do programu podľa definovaných kritérií.

Zahŕňa tiež plánovanie stretnutí v rámci spoločnosti a mimo nej, pracovné obedy a služobné cesty.

V týchto prípadoch je tiež povinnosťou asistenta rezervovať si lety, hotely, reštaurácie alebo zasadacie miestnosti podľa potreby..

6- Účtovníctvo

Niekedy sú administratívni asistenti zodpovední za monitorovanie a zaznamenávanie výdavkov, ktoré sa vyskytujú v rámci spoločnosti. Tieto povinnosti môžu byť jednoduché, napríklad zaznamenávanie určitých výdavkov do tabuľky.

V niektorých prípadoch je asistent požiadaný, aby absolvoval odbornú prípravu na vývoj zložitejších úloh. Vaša zodpovednosť môže napríklad zahŕňať prezentáciu účtovných správ manažmentu.

Zvyčajne to závisí od veľkosti spoločnosti. Veľká spoločnosť má zvyčajne viac špecializovaných úloh; v týchto účtovných údajoch spravuje osoba, ktorá je na tento účel zamestnaná.

Jednou zo základných zručností každého administratívneho asistenta je však oblasť kancelárskeho účtovného softvéru, napríklad programu Microsoft Excel.

7. Technologické riadenie

Riadenie technologických zdrojov je tiež súčasťou funkcií administratívnych asistentov. V tomto zmysle je jej zodpovednosťou zaručiť, že všetky potrebné nástroje na fungovanie spoločnosti fungujú dobre.

To zahŕňa okrem iného aj vytváranie záložných kópií informácií obsiahnutých v počítačovom vybavení a aktualizáciu antivírusového programu.

Na druhej strane zahŕňa správu zariadení, ako sú projektory a laptopy.

Zahŕňa aj preskúmanie a údržbu zariadení potrebných na normálny rozvoj činností, za ktoré sú zodpovedné.

To neznamená, že administratívny asistent by mal mať technické znalosti. Jeho práca spočíva najmä v prijímaní technického personálu, ktorý pravidelne vykonáva údržbu zariadenia, aby sa predišlo neúspechom.

referencie

1. Bucky, J. (2017). Pracovné povinnosti výkonných tajomníkov a administratívnych asistentov. Zdroj: thebalance.com
2. Kariéra Builder (2016). Práca ako administratívny asistent - vynikajúca voľba pre všeobecných lekárov. Zdroj: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Čo robí lekársky administratívny asistent? Zdroj: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Povinnosti administratívneho asistenta. Zdroj: study.com