Zdieľam:
Písomné komunikačné charakteristiky, typy, prvky, výhody
písomná komunikácia je to akýkoľvek typ interakcie, ktorý využíva písaný kód. Hoci je založený na rovnakom jazykovom systéme orality, jeho vlastnosti sú odlišné. Na rozdiel od iných je teda písomná forma úplne konvenčná. Toto musí nasledovať vzory definované podľa pravidiel stanovených jazykom.
Na druhej strane, písomná komunikácia je najbežnejšou formou formálnej komunikácie medzi ľuďmi a vykonáva spoločenské funkcie rôzneho druhu. Medzi jeho použitiami sa veľmi často používa na dokumentovanie rôznych typov udalostí a na uskutočňovanie interpersonálnych interakcií.
Okrem toho ďalšou z jeho najdôležitejších čŕt je, že nevyžaduje prítomnosť odosielateľa a prijímača v rovnakom priestore a čase. Preto je správa prijatá v odloženej forme a interakcia zapisovača (odosielateľa) a čítačky (prijímača) je veľmi obmedzená..
Na druhej strane je písomná komunikácia v podstate tvorivou činnosťou, ktorá si vyžaduje vedomé úsilie. Toto úsilie vychádza zo stimulov, ktoré vytvára myseľ.
V tomto sa líši od ústneho, kde sa externe zbierajú senzorickými receptormi. Naproti tomu písané pochádzajú z vnútornej intelektuálnej činnosti.
index
- 1 Charakteristiky
- 1.1 Odložený príjem správy
- 1.2 Obmedzené cykly
- 1.3 Malý priestor pre nadbytočnosť
- 1.4 Predbežné plánovanie
- 2 Typy
- 2.1
- 2.2 Správy
- 2.3 Brožúry
- 2.4 E-maily
- 2.5 Návrhy
- 2.6 Listy
- 2.7 Telegramy
- 2.8 Faxy
- 3 Prvky písomnej komunikácie
- 4 Výhody
- 4.1 Trvanie v čase
- 4.2 Riadiaci mechanizmus
- 4.3 Uchovávanie
- 4.4 Vyššia úroveň odrazu
- 4.5 Menej možností skreslenia a interpretácie
- 5 Nevýhody
- 5.1 Náklady
- 5.2 Schopnosť účinne porozumieť
- 5.3 Spätná väzba
- 5.4 Ťažkosti s vyjadrením emocionality
- 5.5 Oneskorený alebo neistý príjem
- 5.6 Nedostatok flexibility
- 6 Referencie
rysy
Odloľený príjem správy
Jednou z charakteristík písomnej komunikácie je to, ktoré súvisí s časovým faktorom. V komunikačnej situácii tvárou v tvár sú prijímané prijímače okamžite prijímané kódovanými správami odosielateľa.
Ale v písomnej komunikácii je vždy oneskorenie. Vo všeobecnosti neexistuje pre tento odklad žiadna pevná lehota.
Obmedzené cykly
Komunikačný cyklus obsahuje štyri základné komunikačné prvky: odosielateľa, správu spolu s komunikačným kanálom, prijímač a odozvu alebo reakciu. Keď sa príjem správy objavuje v odloženom čase, cyklus písomnej komunikácie je obmedzenejší.
Kvôli novým pokrokom v komunikácii a informáciách však mnohé kanály umožňujú, aby bol posledný krok cyklu (spätná väzba alebo reakcia) dokončený takmer v rovnakom čase ako pri osobnej komunikácii. Príkladom sú služby okamžitých správ.
Malý priestor pre nadbytočnosť
Písomný záznam obmedzuje možnosť nadbytočnosti. V ústnej komunikácii, gestá a paraverbálne prvky - ako intonácia - podporujú verbálny jazyk.
Toto nie je prípad písomnej komunikácie. Preto je úroveň dopytu vyššia, čo núti emitenta používať slová s väčšou presnosťou.
Písomná komunikácia má v skutočnosti vysokú spoločenskú hodnotu. Toto hodnotenie sa znižuje s opakovaním slov a použitím rovnakých syntaktických vzorov. Tu prevláda originalita a dokonca formálne inovácie.
Predchádzajúce plánovanie
Písomná komunikácia nie je všeobecne improvizovaný akt. Pri písaní často dochádza k splneniu série podmienok alebo požiadaviek. Medzi nimi, ak sa hľadá efektívna komunikácia, je potrebné mať jasno v obsahu správy ako celku a jej vnútornej artikulácii..
Na tento účel musí mať emitent organizačnú schému. Ako text postupuje, všetky prvky správy sú zreťazené, kým príslušné myšlienky s významom.
typ
Pokiaľ ide o typy písomnej komunikácie, existuje toľko, koľko je viac a rôznorodých oblastí ľudskej činnosti. Takýmto spôsobom sa vždy, keď niektoré (telegramy) zmiznú a iné sa zobrazia (napríklad e-mail). Ďalej budú opísané len niektoré z nich.
poznámky
Memo je populárnym prostriedkom internej písomnej komunikácie medzi členmi organizácie. Je to forma skrátenej formy listu s minimálnymi formami zdvorilosti a okamžitého prístupu ku konkrétnemu predmetu správy.
V tomto type komunikácie sú všeobecne zavedené formáty. Medzi hlavné pravidlá, ktoré treba splniť, patrí správne písanie a osobné a hierarchické rešpektovanie. Spôsob písania by mal byť priamy a bez familiárností akéhokoľvek druhu.
informácie
Správy sú ďalším typom písomnej komunikácie. Môžu byť použité na komerčné, vzdelávacie, právne alebo vedecké účely.
V závislosti od povahy a účelu správy môžu existovať vopred stanovené formáty. Vo všeobecnosti by však správa mala mať stručný úvod, kľúčové ciele a výsledky.
V niektorých prípadoch sú zahrnuté grafy a tabuľky, ktoré uľahčujú pochopenie výsledkov. Mnohé správy obsahujú zoznam odporúčaní.
literatúra
Brožúry sú publikácie, v ktorých spoločnosti prezentujú svoje produkty a služby. Sú tiež zverejnené, aby pomáhali obchodným zástupcom pri ich návštevách klientov.
Firmy vyrábajú brožúry v mnohých tvaroch a veľkostiach. Niektoré brožúry sú veľkosti písmen, zatiaľ čo iné sú zložené v polovici alebo v troch častiach.
Na druhej strane sú charakterizované tým, že sú veľmi farebné as množstvom obrázkov v ich hlavných produktoch alebo službách. Texty sú málo a majú veľa prázdneho miesta, takže brožúru možno ľahko čítať.
e-maily
E-maily sú v súčasnosti veľmi bežnou formou komunikácie. Používajú sa na odosielanie dokumentov, organizovanie stretnutí, potvrdzovanie stretnutí a kontaktovanie uchádzačov o zamestnanie. Okrem toho sú zamestnaní na riešenie osobných záležitostí.
Napriek ich relatívnej neformálnosti musia e-maily dodržiavať určité konvenčné normy. Na tieto účely jeho formát prideľuje priestor pre odosielateľa, príjemcu, predmet a priestor, kde má byť správa napísaná.
Aj keď sa používajú na nekomerčné účely, existujú určité dohovory, ktoré sa musia dodržiavať, aby sa zabránilo negatívnym reakciám. Medzi nimi môžeme spomenúť správne písanie mien a titulov, správne používanie interpunkčných znamienok a správne prispôsobenie viet a odsekov.
návrhy
Návrhy sú dokumenty, ktoré opisujú budúce projekty. Zvyčajne majú iba jednu alebo dve strany. Zahŕňajú súvisiace náklady na každú konkrétnu úlohu projektu.
Zahrnuté môžu byť aj iné náklady, ktoré nie sú priamo spojené s projektom, ako napríklad tlač, poštovné a poštovné.
literatúra
Písmená sú jednou z najstarších foriem písomnej komunikácie. Predmet listov môže byť osobný alebo komerčný. Pred príchodom elektronických formulárov to boli veľmi populárne spôsoby komunikácie. Podobne ako v e-mailoch sa komerčne využívali triezvy formy a stručné správy.
Avšak osobné listy v ich písaní ukázali menej konvencionizmu. Zdvorilosť liečby bola minimálna. Vývoj témy bol v pohode medzi odosielateľom a príjemcom správy. Počet strán bol limitovaný kapacitou oboch. Postupne boli nahradené elektronickými správami.
telegramy
Telegram je krátka a zjednodušená verzia listu. Tu sú zdvorilostné vzorce udržiavané na minime a niekedy vynechané. Text správy je napísaný s vynechaním najväčšieho počtu slov a dodržaním minima potrebného na to, aby to dávalo zmysel.
Podobne aj formy zdvorilosti boli všeobecne štandardné a skrátené formy (pán pre pána, pani, pre pani a iné podobné). Rovnako ako v listoch, ich používanie sa s rozvojom elektronických médií znižuje.
faxy
Toto bol priekopnícky spôsob prenosu správ napísaných elektronicky. Hoci jeho písanie aj čítanie boli vyhotovené na písomnom papieri, jeho prenos sa uskutočnil elektronicky. Jeho používanie sa znížilo v dôsledku rastúceho využívania elektronických médií.
Prvky písomnej komunikácie
Vo všeobecnosti sa predpokladá, že tri hlavné prvky písomnej komunikácie sú štruktúra (forma obsahu), štýl (písanie) a obsah (téma)..
Čo sa týka štruktúry, to pomáha čitateľom pochopiť tému. To je dôvod, prečo sa odporúča, aby sa jasne na účely pred začatím písať.
Vo vzťahu k štýlu je to v prvom rade spojené s emitentom. Dôležité je však aj zohľadniť možných príjemcov písomného materiálu. Niekedy sa vyžaduje použitie viet alebo krátkych odsekov s jednoduchým slovníkom. Niekedy by malo byť posolstvo trochu dlhšie a prepracované.
Nakoniec, pokiaľ ide o túto tému, toto môže byť veľmi rozmanité. Všetky oblasti interakcie človeka môžu byť predmetom písomnej komunikácie. To zahŕňa od vedeckých predmetov po osobné, prostredníctvom zákonov a postupov.
výhoda
Trvanie v čase
Písomná komunikácia je trvalým prostriedkom informovania. Preto je užitočná pri vedení záznamov. Rovnako je to veľmi dôležité pri správnom delegovaní zodpovednosti a pri stanovovaní noriem a postupov. Na druhej strane umožňuje opakovaný dopyt správ.
Riadiaci mechanizmus
Písomná komunikácia je vďaka svojej možnosti stálosti v čase ideálna ako kontrolný nástroj. Kontrolné listy alebo výsledky, zákony, dohody, okrem iného, sú dokumenty, ktoré sa najčastejšie spracovávajú prostredníctvom tohto spôsobu komunikácie.
konzervácia
Písomná komunikácia má vysokú úroveň ochrany. To umožňuje, aby bol bezpečný a trvalý. Technologické pokroky umožnili ďalšie prostriedky na uchovanie informácií. Pôvodný dokument však dodnes zostáva konečným dôkazom jeho existencie a originality.
Vyššia odrazová úroveň
Ľudia, ktorí používajú toto médium efektívne odrážajú pred písaním. Činnosti písania správy vždy predchádza proces myslenia a definovanie toho, čo chcete vyjadriť. Dokonca aj samotné písanie je procesom reflexie. Preto je tento komunikačný režim ideálny na prenos presnosti a presnosti.
Menej možností skreslenia a interpretácie
V správach prenášaných prostredníctvom písomnej komunikácie existuje menšia možnosť skreslenia. V tomto komunikačnom systéme sú informácie permanentne registrované a môžu byť kedykoľvek overené. Existuje teda menšia možnosť skreslenia alebo zmeny informácií.
Na druhej strane je menšia šanca na chybné interpretovanie správ. V prípade akýchkoľvek pochybností môže byť správa prečítaná toľkokrát, koľkokrát je to potrebné, kým sa nedosiahne úplné porozumenie.
Podobne rýchlosť čítania alebo opakovaného čítania môže byť upravená na úroveň pochopenia prijímateľa správy. Týmto spôsobom je možné zaručiť, že ak odosielateľ aj príjemca spracúvajú rovnaké kódy, správa bude doručená podľa požadovaného.
nevýhody
náklady
Písomná komunikácia nie je ekonomická. Tam sú náklady súvisiace s materiálom (papier a atrament, okrem iného) a práca použitá na písanie a doručovanie spisov. Tieto náklady sa môžu zvýšiť v závislosti od fyzickej vzdialenosti medzi odosielateľom a príjemcom.
Schopnosť účinne porozumieť
Využívanie písomnej komunikácie si zaslúži veľké zručnosti a kompetencie pri používaní jazyka a slovnej zásoby. Nedostatok písomných zručností a zlá kvalita textov majú negatívny vplyv na posolstvo a ohrozujú ich účinné porozumenie.
spätná väzba
Spätná väzba správy v písomnej komunikácii nie je okamžitá. V tomto type komunikácie je proces kódovania a dekódovania pomalý.
V závislosti od použitého kódu môže pochopenie trvať dlhšie, než je požadované. V každom prípade je spätná väzba v pohode príjemcu správy, nie emitenta.
Ťažkosti s vyjadrením emocionality
Ako reflexné médium je ťažšie vyjadriť emocionalitu v písomnej komunikácii. V skutočnosti, básnici a umelci, ktorí používajú toto médium na vyjadrenie krásy a emócií, používajú techniky, ktoré sa ťažko používajú. Niekedy sú úspešné, ale v iných nespĺňajú cieľ vysielania emocionality umelca.
Tento typ komunikácie je známy ako studený, neosobný a kontrastuje s inými formami komunikácie, ktoré môžu zahŕňať verbálne a gestické funkcie. Z tohto dôvodu sa častejšie používa pri prenose informácií, v ktorých je dôležitá správnosť skutočností.
Oneskorený alebo neistý príjem
Spôsob písomnej komunikácie bráni okamžitému potvrdeniu prijatia správy. V niektorých prípadoch nie je možné určiť, či správa dosiahla zamýšľaného príjemcu.
Nedostatok flexibility
Nedostatok flexibility je ďalšou z nevýhod písomnej komunikácie. Po vydaní pôvodnej správy neexistuje možnosť rýchlej opravy obsahu.
Prípadná zmena musí byť zaručená príjemcom správy. Podobne každá korekcia, ktorá je aj čiastočná, ovplyvňuje celú správu.
referencie
- (S / f). Písomná komunikácia Prevzaté z inc.com.
- Sehgal, M. K. (2008). Obchodná komunikácia New Delhi: Excel Knihy India.
- Cabrera, A. a Pelayo, N. (2001). Jazyk a komunikácia Caracas: Národný.
- Bolaños, B. (1996). Písomná komunikácia. San José: EUNED.
- Suttle, R. (2017, 26. septembra). Typy písomnej obchodnej komunikácie. Prevzaté z bizfluent.com.
- Sckool. (2017, február 07). Tri hlavné prvky písomnej komunikácie. Prevzaté z sckool.org.
- MSG. (s / f). Písomná komunikácia - význam, výhody a nevýhody. Prevzaté z managementstudyguide.com.
- Obchodná komunikácia. (s / f). Výhody a nevýhody písomnej komunikácie. Prevzaté z thebusinesscommunication.com.
- Obchodná komunikácia. (s / f). Nevýhody písomnej komunikácie v podnikaní. Prevzaté z bizcommunicationcoach.com.