12 najdôležitejších dominovať Office funkcie

dominujú kancelárske funkcie sú to administratívne činnosti, ktoré pracovníci spoločnosti, organizácie alebo inštitúcie realizujú a ktoré sú potrebné na ich fungovanie. Ak sa vykonajú efektívne, výsledky budú oveľa lepšie, ako keby boli vykonané zle.

Táto práca má zvyčajne pravidelný rozvrh od pondelka do piatku, ktorý začína o 8:00 alebo 9:00 hod. a trvá až 4 alebo 5 p.m, aj keď sa to líši podľa krajín alebo regiónov.

Väčšina kancelárskych prác si vyžaduje základné zručnosti, ako napríklad: plynulá ústna komunikácia, schopnosť písať, súbor a niektoré skúsenosti s kancelárskymi zariadeniami, ako sú počítače, kopírky atď..

V závislosti od úrovne zaujatej pozície alebo zodpovednosti vyžaduje, aby osoba mala technické, vysokoškolské alebo štvrté vzdelanie.

Dominuje 10 hlavných funkcií úradu

1. Plánovanie

Toto je prvá a najdôležitejšia úloha, pretože spočíva v definovaní, ako môžu organizačné metódy a štruktúry prispieť k podnikateľskému plánu.

Existujú technologické nástroje, ktoré pomáhajú, aby sa tieto metódy mohli realizovať v úlohách rozdelených medzi členmi tímu, ale len dobré plánovanie môže zaručiť, že všetko skončí pridaním obchodného cieľa..

Pre všeobecné plánovanie je v spoločnosti potrebná jasná podnikateľská vízia a určitá hierarchická úroveň, ale každý člen tímu musí naplánovať svoju prácu tak, aby mohli splniť stanovené ciele a termíny..

2. Prepis a / alebo písanie správ

Úlohou, ktorá denne zaberá čas, ktorý pracuje v kancelárii, je písať v akejkoľvek podpore správy, ktoré podporujú alebo podrobne opisujú ich funkcie, alebo ktoré slúžia na to, aby zvyšok svojich kolegov vysvetlil podrobnosti (pozadie, pokrok, výsledky, výhody a výhody). atď.) konkrétneho projektu.

Tieto písomnosti slúžia aj ako záznam o činnosti organizácie, do ktorej tento úrad patrí, pre budúce audity alebo preskúmania.

3- Účasť na stretnutiach

Sú to stretnutia členov pracovného tímu, na ktorých sa vymieňajú myšlienky o súčasných projektoch, vystavujú sa nové návrhy, zdieľajú sa prezentácie, správy alebo správy..

Za normálnych okolností majú za cieľ zosúladiť všetkých prítomných v smere dosiahnutia spoločného cieľa, pridelenia úloh, úloh a termínov každému z nich. Slúžia aj na riešenie problémov, ktoré mohli vzniknúť pri plnení úloh.

Majú tendenciu mať frekvenciu, trvanie a veľmi definovanú dynamiku. To, čo sa v nich diskutuje, sa zvyčajne zaznamenáva v minútach alebo minútach na archiváciu.

4. Schôdzkové stretnutia

Ide o koordináciu agendy všetkých ľudí, ktorí by mali byť na stretnutí takým spôsobom, aby sa mohli zhodovať v určitom mieste a čase.

Je to úloha, ktorá môže byť ohromujúca, takže spoliehanie sa na technológiu môže byť dobrý nápad. Existujú aplikácie, napríklad ScheduleOnce, ktoré umožňujú automatické plánovanie stretnutí, čo umožňuje hosťom zobraziť dostupné dátumy a vybrať si plán, ktorý im vyhovuje..

5- Skontrolujte firemný e-mail

Je to úloha, ktorá môže trvať dosť dlho. Správa spoločnosti Adobe uverejnená v roku 2016, ktorá vyplynula z vlastného prieskumu viac ako tisíc pracovníkov, ukazuje, že každý týždeň strávime v priemere 20,5 hodín a kontrolujeme náš pracovný e-mail.

Triediť, čítať a odpovedať na e-maily, je veľmi bežnou formou komunikácie a umožňuje výmenu súborov a zobrazení týkajúcich sa akéhokoľvek projektu alebo organizačného procesu.

Hoci spoločnosti neustále hľadajú efektívnejšie formy správy e-mailov, existujú aj aplikácie, ako napríklad inteligentné štítky služby Gmail..

Ďalším spôsobom, ako zefektívniť túto úlohu, je zahrnúť štandardné e-mailové šablóny alebo texty, ktoré možno odoslať s minimálnymi úpravami rôznym príjemcom a v rôznych príležitostiach..

6. Finančný manažment

V tejto úlohe musí byť zaručené, že peniaze spĺňajú svoj životný cyklus pri nákupe a predaji produktov a služieb; že všetky faktúry sa zasielajú, registrujú, platia a posielajú. Samozrejmosťou sú kancelárie, kde sú na to určené.

Táto činnosť zahŕňa aj aktualizáciu finančných účtov a právnych dokumentov tak, aby neexistovali problémy s právnym rámcom, ktorý sa týka príslušnej organizácie..

7- Logistika

Táto funkcia zaručuje, že všetok tovar súvisiaci s prácou spoločnosti sa prepravuje do a zo skladov a zákazníkov. Zahŕňa aj prepojenie s dodávateľmi s cieľom získať suroviny na výrobu nových výrobkov.

Cieľom tejto funkcie je zabezpečiť, aby spoločnosť mala všetko potrebné na udržanie výroby tovaru alebo služby, ktorú predáva.

8. Zavolajte pozornosť

V kancelárii je tiež potrebné odpovedať na telefón, pretože ide o prostriedok komunikácie so zákazníkmi, dodávateľmi a medzi spolupracovníkmi. 

Hoci to vyzerá ako jednoduchá úloha, vyžaduje určitý protokol, pretože to môže byť hlas, ktorý niekto mimo spoločnosti spája s jej obrazom. Preto je dôležité rešpektovať pravidlá zdvorilosti, zachovať inštitucionálny tón, zmierniť objem hlasu a použitú slovnú zásobu.

Ďalšou dôležitou skutočnosťou, ktorá sa pri vykonávaní tejto funkcie niekedy prehliada, je zapísať čo najviac údajov o osobe na druhej strane telefónu; To bude kŕmiť databázu kontaktov spoločnosti a umožní vám správne sledovať záležitosti prerokované počas telefonického rozhovoru.

9- Organizácia archívov

Väčšina úloh, ktoré sa vykonávajú v kancelárii, vytvára určitý dokument: faktúry, poznámky, zápisnice, zápisnice, zápisnice o predaji atď..

V digitálnej alebo papierovej forme je to množstvo informácií, ktoré si vyžadujú, aby niekto zodpovedal za katalogizáciu, archiváciu a ochranu údajov podľa úrovne dôležitosti pre podnik..

Práve tento posledný bod, a to ochrana informácií, je problémom, ktorý sa stal pre mnohé organizácie bolesťou hlavy, takže vzniká viac a viac nástrojov, protokolov a postupov, ktoré poskytujú bezpečnosť pri archivovaní a prenose informácií. citlivých údajov v organizácii.

V niektorých prípadoch sa používajú externé pevné disky, zatiaľ čo v iných prípadoch existujú špeciálne servery pre tieto prípady alebo platformy pre ukladanie údajov v prostredí „cloud“, napríklad Microsoft OneDrive, Disk Google alebo Apple iCloud.

10- Distribúcia firemnej pošty

Úloha, ktorá napriek tomu, že nevyžaduje veľmi vysokú akademickú prípravu, vyžaduje dobrú organizáciu, zodpovednosť a naliehavosť, je distribúcia korešpondencie v rámci úradu..

Náčrt nejakého dizajnu, kreditná karta, ktorú banka posiela, faktúry dodávateľa alebo odpoveďový list vládneho subjektu, sú niektoré z dokumentov, na ktoré môže každý zamestnanec čakať a na ktorých môžu závisieť mnohé iné procesy. spoločnosti.

11- Zákaznícky servis

Táto funkcia je fyzicky pomáhať zákazníkom s otázkami alebo sťažnosťami na produkty alebo služby ponúkané spoločnosťou.

12- Tlač a kopírovanie dokumentov

Skladá sa z tlače dokumentov, ktoré musia byť fyzicky uložené, alebo vyhotovenia kópií dokumentov, ktoré musia byť uchovávané v duplikáte alebo doručené pracovníkom spoločnosti..

referencie

1. Audra Bianca (s / f). Tipy pre organizáciu a plánovanie kancelárií. Zdroj: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kancelárskych úloh, ktoré môžete a mali by ste automatizovať. Zdroj: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Koľko hodín svojho života ste pracovali na e-maile? Vyskúšajte našu depresívnu kalkulačku. Zdroj: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Zoznam pracovných miest pracujúcich v kancelárii. Zdroj: work.chron.com.
5. Čo robí kancelársky asistent. Zdroj: learn.org.
6. Čo presne robia ľudia v kanceláriách. Zdroj: reddit.com.