Ako je organizačná štruktúra hotela? (a jeho funkcie)

organizačná štruktúra hotela predstavuje pracovné miesta, ktoré hotel potrebuje na vykonávanie svojich pracovných procesov, poslania, vízie a hodnôt.

Každý hotel, či už malý, stredný alebo veľký, potrebuje organizačnú štruktúru na vykonávanie svojich každodenných činností. Používa sa na pomoc pri rozdeľovaní úloh, špecifikovaní práce pre každé oddelenie a delegovaní právomocí v rámci a medzi oddeleniami.

Vyššie uvedená organizačná schéma je charakteristická pre 5-hviezdičkový hotel, hoci 4-hviezdičkový hotel môže mať rovnaký počet bytov alebo viac. Počet hviezd môže klesať alebo stúpať nezávisle od počtu oddelení.

Napríklad hotel "NY King" by si mohol ponechať všetky apartmány a vystúpiť zo 4 až 5 hviezdičiek. Alebo naopak; zostúpiť z 5 na 4 hviezdy a udržať všetky oddelenia.

Počet apartmánov sa bude líšiť v závislosti od služieb, ktoré hotel ponúka. Možno, že luxusný hotel -5stars- majú turistické služby pre klientov, posilňovňu, bazén, tenisové kurty, SPA, diskotéku ... Ďalší hotel s menšou veľkosťou nebude mať tieto doplnkové služby, a preto nepotrebuje toľko zamestnancov, čo znižuje počet zamestnancov. útvary.

Najčastejšie najvyššie pozície v hoteli sú: riaditeľ, marketingový riaditeľ, účtovný riaditeľ, riaditeľ personálu, technický riaditeľ, nákupný riaditeľ, manažér priestorov a manažér reštaurácie.

Z týchto pozícií sú generované iné, ktoré sú nižšie, ale nie menej dôležité na to, aby plnili hlavnú funkciu hotela; hostia poskytujúci najvyššiu možnú kvalitu v závislosti od počtu hviezdičiek v každom hoteli.

Kto je zodpovedný za organizáciu hotela??

Za normálnych okolností je manažérom organizačnej štruktúry v spoločnosti riaditeľ ľudských zdrojov.

Okrem organizačnej schémy budete musieť mať dobre definované pracovné pozície v "popise práce" tak, aby boli funkcie každého zamestnanca dobre definované. To bude nevyhnutné pre prijímanie nových zamestnancov a pre každého zamestnanca vedieť, čo má robiť.

Na druhej strane existujú hotely, ktoré majú outsourcované funkcie ľudských zdrojov, najmä menšie hotely, ktoré nie sú súčasťou hotelových reťazcov.

Spoločné pracovné miesta v hoteli a jeho funkcie

1 - generálny riaditeľ / manažér hotela 

Je to pozícia s najväčšou zodpovednosťou:

• Zodpovedá za správu, kontrolu a rozvoj hotela, ktorý overuje, či všetky ostatné rezortné oblasti fungujú najlepším možným spôsobom.
• Definuje politiky spoločnosti a ciele, ktoré musia byť splnené.
• Overte, či každé oddelenie spĺňa stanovené ciele a poskytuje vynikajúcu kvalitu služieb.
• Riadi riadenie ľudských zdrojov, marketing, bezpečnosť, kvalitu a koordináciu všetkých aspektov potrebných pre správne fungovanie hotela.

2- Manažér predaja

Okrem dopĺňania ostatných hlavných oddelení je jeho hlavnou funkciou zapojenie sa do predaja a reklamy:

• Nájsť klientov.
• Predstavte sa spoločnosti.
• Ponuka služieb.
• Uzavrieť obchod so zákazníkmi.
• Rozvíjať reklamné stratégie.
• Propagujte hotelové služby.
• Hľadať potenciálnych zákazníkov.
• Oznamte výsledky predaja účtovnému a finančnému oddeleniu.

Asistent predaja

Hlavným cieľom tejto pozície je podporiť prácu vášho nadriadeného, ​​vedúceho a / alebo obchodného manažéra, kontrolovať, triediť a objednávať uskutočnené predaje, ako aj zbierať faktúry na vykonanie riadneho procesu v administratívnej objednávke.

Oddelenie izieb je tým, kto má na starosti zachytávanie žiadostí o rezerváciu a služby zákazníkom za týmto účelom, ako aj kontrolu šekov a platieb..

Mali by ste tiež dohliadať na to, aby izby boli čisté, úzko spolupracovali s recepčnými a domácimi.

Ich úlohou je určovať dostupnosť izieb a prijímať a potvrdzovať rezervácie.

Dozorný orgán alebo vedúci rezervácií je zodpovedný za riadenie dobrého výkonu oddelenia a agenti rezervácie vykonávajú funkcie účasti na rezerváciách prostredníctvom všetkých rôznych prostriedkov, ktoré prichádzajú (komunikačné prostriedky, skupinové rezervácie, online, zájazdy, operátori, atď.), spravovať peniaze z príslušných vkladov a garantovať uskutočnené rezervácie.

Obchodný riaditeľ

Je to jedno z najdôležitejších pracovných miest, pretože má na starosti portfólio predajcov, ktorým musia oznámiť, čo majú robiť.

Je zodpovedný za to, čo robia všetci jeho zamestnanci, musí poznať pohyb všetkých účtov a ak je s nimi nejaký problém, musí za to prevziať zodpovednosť..

Musíte poskytnúť podrobný zoznam výpisov z účtov, prevziať iniciatívu a získať dôležité účty pre vašu spoločnosť.

Úspech alebo neúspech spoločnosti závisí od nich, je to veľmi zložitá pozícia, ktorá si vyžaduje extrémnu mieru oddanosti a zodpovednosti.

3- Manažér služieb

Zodpovedá za dohľad nad oddelením služieb:

• Náklady na kontrolu.
• Získajte vernú klientelu.
• Podporovať dobré vzťahy medzi zamestnancami.
• Riešiť pochybnosti a obavy zo služieb všetkých zákazníkov.
• Splniť predajné ciele.
• Príkladom je zavedenie etických noriem.
• Zabezpečiť, aby bola ponúkaná vysoká úroveň kvality a aby bol podnik rentabilný.

Administratíva a financie

Je to dôležité stanovisko, pretože máte kontrolu nad administratívnymi záležitosťami, musíte sa dohodnúť s generálnym riaditeľom, ako budú záležitosti distribuované a informovať vás o rôznych fázach a udalostiach, ktoré sa ich týkajú..

V spolupráci s riaditeľstvami a útvarmi spoločnosti musíte riadiť finančné zdroje, rozpočty, výdavky, výdavky a investície.

Dohliada na hospodárenie s finančnými zdrojmi, koordinuje vlády regulované vládou, dohliada na procesy súvisiace so správou zamestnancov.

Registrovaný a udržiava dodávky a nadobúdanie materiálnych zdrojov, majetkové a všeobecné služby korporácie.

Obchodné stratégie

Ako už názov napovedá, je zodpovedný za vytváranie stratégií a plánov na vstup na nové trhy a posilňovanie silných stránok spoločnosti, ako aj zlepšovanie skúseností a znalostí každého člena združenia alebo organizácie..

Jeho hlavná funkcia je zameraná na priamu zodpovednosť za obchodné aktivity spoločnosti, riadenie marketingu, propagáciu a distribúciu, plánovanie predaja, organizovanie rôznych distribúcií..

Priraďte ciele, ktoré sa majú splniť v súvislosti s predajom podľa produktov a oblastí, vytvorte strategické plány na zlepšenie úspechu spoločnosti, štúdium zákazníkov a miest, ktoré môžu byť vhodnejšie na podporu.

Podporuje prostredie tímovej práce a podporuje obchodný duch zodpovedných zamestnancov.

Analyzovať možné príčiny problémov a sťažností zákazníkov.

Koncepcie pre stanovenie cien a podmienok predaja.

Vytvorte plány na zvýšenie pokroku vo vzdelávaní ľudí vo vašom oddelení.

Zodpovedá za prijímanie, filtrovanie a distribúciu rôznych postupov a zlepšení z hľadiska kvality služieb.

Kontrolór a účtovníctvo

Oddelenie zodpovedné za analýzu a kontrolu finančných a účtovných operácií.

Taktiež sa zaoberá prípravou ročných rozpočtov, prognóz príjmov, účtovných závierok, tvorbou správ o finančnej situácii, auditov úradu kontrolóra a pod..

nakupovanie

Je to veľmi dôležitá pozícia pre správny vývoj práce v spoločnosti, pretože má na starosti dodávateľský reťazec a nakupuje všetok potrebný tovar tak, aby podnik fungoval efektívne..

Môžu to byť nákupy na použitie spoločnosti ako na ďalší predaj a / alebo suroviny na výrobu vlastných výrobkov.

Táto pozícia zahŕňa aj nákup služieb súvisiacich s dopravou alebo marketingom.

Zodpovedajú za využívanie informačných a počítačových systémov pre riadenie organizácie.

Plánujú a riadia všetky činnosti súvisiace s informatikou a technológiou v spoločnosti, pre ktorú pracujú.

Určite podnikateľské ciele pre navrhovanie plánov na dosiahnutie cieľov, ktoré boli predtým uvedené.

4- Asistent manažéra

Zodpovedá za plnenie všetkých úloh manažéra, ak je neprítomný.

Vo všeobecnosti nerobí dôležité rozhodnutia bez predchádzajúcej konzultácie s manažérom, ale ak má rozhodnutie o rutinných a spoločných záležitostiach, ktoré môžu vzniknúť pri normálnom vývoji hotela.

Musí byť vyškolený so všetkými informáciami a vedomosťami, ktoré sú potrebné na to, aby sa takáto dôležitá pozícia, poznať všetky funkcie, personál, ich úlohy, náhrady atď..

Okrem toho, znalosť právnych noriem je niečo, čo nemôže chýbať, aby sa zabránilo dostať sa do problémov so zákonom.

Musíte rýchlo riešiť a mať plán B pre všetko v prípade, že veci nejdú podľa očakávaní.

Štvrťročný manažér divízie

Vašou úlohou je plánovať, kontrolovať a kontrolovať, či sa vykonáva každá z prevádzkových politík týkajúcich sa vašej oblasti:

• Plánovať a kontrolovať fungovanie skupín a dohovorov.
• Analyzujte mesačné štatistiky.
• Stanovte štandardy a normy pre poskytovanie služieb vo vašej oblasti.
• Prijímajte sťažnosti týkajúce sa vašej oblasti.
• S vedúcim údržby koordinuje riadny výkon svojej práce.

Vedúci recepcie

Organizovať a kontrolovať úlohy oddelenia recepcie:

• Pripravte si rozvrh zamestnancov pod vaším vedením.
• Spravovať sťažnosti.
• V prípade potreby komunikujte s ostatnými oddeleniami.
• Starajú sa o zákaznícky servis a riešia akékoľvek otázky alebo obavy.
• Je zodpovedný za kontakt s klientom.

gazdiná

Toto oddelenie má najväčší počet zamestnancov zodpovedných za celý hotel a je zodpovedné najmä za upratovanie celého zariadenia: spoločné priestory hotela a chodby, kancelárie, izby, atď..

Táto pozícia je nesmierne dôležitá, pretože čistota je listom o zavedení hotela, čo do značnej miery závisí od úspechu alebo neúspechu.

Ak by mali byť zamestnanci školení, mali by byť priateľskí a odovzdať hosťom teplo.

Manažér pre potraviny a nápoje

Zodpovedá za dohľad nad prípravou a dekoráciou každého z jedál a nápojov pripravených v kuchynskej časti hotela podľa receptov a štandardov, ktoré predtým stanovil hotel..

Zabezpečiť správny rozvoj funkcií ostatných zamestnancov, dobré zaobchádzanie s dodávkami, vyhnúť sa materiálnemu odpadu, pripraviť menu, monitorovať plochu dezertov, likérov, všeobecný inventár, atď..

Musí vykonať potrebné akvizície a kontrolovať vinárstvo.

Buďte pod kontrolou všetkého zodpovedného personálu.

Kapitán pozornosti verejnosti

Zodpovedá manažérovi za správne fungovanie služieb, ktoré ponúka reštaurácia alebo kaviareň.

• Prijať klienta.
• Doprevádza ho k stolu.
• Získajte návrhy.
• Oheň v reštaurácii.
• Skontrolujte, či všetci robia svoju prácu.
• Skontrolujte spotrebný materiál.
• V prípade potreby pomáhajte čašníkom.

Zodpovedá za kontrolu zamestnancov, vytváranie menu, monitorovanie racionálneho využívania surovín a iného tovaru, reguláciu výkonu a kvality riadu, určenie rozvrhu práce ostatných pracovníkov v ich starostlivosti.

Manažér všeobecných služieb

Zodpovedá za vypracovanie ročného programu údržby a prevencie strojov a zariadení.

Vykonajte všetky potrebné opatrenia na udržanie a zlepšenie architektonických podmienok majetku.

Správa základných služieb, podpora oblastí, ktoré ju integrujú, zabezpečenie bezpečnosti majetku a jeho obyvateľov, prevádzkovanie bezpečnostnej a hygienickej komisie.

Manažér údržby

• Musí vyriešiť všetky problémy, ktoré sa vyskytujú v rekordnom čase, aby sa výroba neprerušovala.
• Musíte organizovať a koordinovať objednávky na údržbu pre všetkých zamestnancov vo vašom poplatku.
• Koordinuje dodávku a príjem potrebných materiálov na vykonávanie údržbárskych prác.
• Overte poriadok a kvalitu vykonanej práce.
• Povoliť odstránenie materiálov uložených v sklade.
• V prípade potreby zabezpečte školenie o zariadeniach, materiáloch a nástrojoch nachádzajúcich sa v zariadeniach.

Vedúci bezpečnosti

Zodpovedá za prevenciu pracovných rizík.

• Analyzujte možné rizikové situácie.
• Vypracovať bezpečnostné plány.
• Skontrolujte tím.
• Dohliada na systémy.
• Zabezpečuje bezpečnosť zákazníkov a zamestnancov.
• Pripravte si správy o všetkom, čo sa vykonalo a čo sa stalo.
• Ovládanie parkovania.

Vedúci záhradníctva

Má na starosti všetko súvisiace so záhradou a jej údržbou.

Administratívny manažér

Jeho úlohou je plánovať a riadiť administratívne riadenie spoločnosti.

• Riadenie vzťahov s dodávateľmi.
• Personálna disciplinárna kontrola.
• Vytvoriť výrobné stratégie atď..

Vedúci ľudských zdrojov

Zodpovedá za všetko, čo súvisí s kontrolou ľudských zdrojov a pracuje v priamom kontakte s generálnym manažmentom a ďalšími manažérmi.

• Musí udržiavať priaznivé pracovné prostredie.
• Usporiadať podsystémy HR.
• Sprostredkovanie konfliktov medzi zamestnancami.
• Zabezpečiť dobré vzťahy medzi zamestnancami a firmami.

Manažér skladu

Kontroluje vstupy a výstupy všetkých materiálov, zariadení, výrobkov, nástrojov a vo všeobecnosti všetok majetok vo vlastníctve spoločnosti.

Vykonáva aj audity a inventúry pre správnu a účinnú kontrolu.

Účtovný asistent

Ich úlohy súvisia s účtovnými úlohami, medzi niektoré z jej funkcií môžeme nájsť:

• Riadenie zásob.
• Platba služieb.
• Daňové priznania.

Administratívny asistent

Jeho hlavnými funkciami sú:

• Spracovať korešpondenciu, prijímať dokumenty, odpovedať na hovory, navštíviť, archivovať dokumenty, spracovávať súbory, aktualizovať program atď..

Iná schéma je: