Zdieľam:
10 charakteristík najdôležitejšieho formálneho listu
Formálny list je písomná komunikácia medzi dvoma ľuďmi, ktorí sa môžu navzájom poznať alebo nie, ale ktorí majú v každom prípade vzdialený a úctivý vzťah, ktorý ich núti viesť formálny jazyk.
Ten, kto píše list, sa nazýva príjemca alebo emitent; príjemcom alebo príjemcom. Formálny list sa zvyčajne používa okrem iného na komunikáciu medzi spoločnosťami, vysokými inštitúciami a vládnymi subjektmi..
Používa sa aj na účasť na udeľovaní medzinárodných cien, verejných stretnutí alebo uznaní.
Vo formálnych listoch, hovorový jazyk, známosti, idiomy a tuteo by mali byť ponechané úplne stranou. Všeobecne akceptované zdvorilosti musia byť prítomné a musia spĺňať vopred určenú štruktúru.
Písmená tohto typu musia byť svojou formálnou povahou rukou písané alebo vytlačené na papieri a zaslané príjemcovi v zapečatenej obálke, hoci je pravdou, že v súčasnom digitálnom veku sa štruktúra formálneho listu používa na komunikáciu zaslanú na adresu. prostredníctvom e-mailu. Toto však nie je najčastejšie ani odporúčané.
10 hlavných znakov formálnych listov
1. Formálny jazyk
Formálny jazyk vyžaduje správne používanie slovnej zásoby a bezchybnú gramatiku a pravopis. Liečba musí byť vzdialená a úctivá.
Zaobchádzanie príjemcu s odosielateľom musí byť vaše; nikdy by nemali byť poučené, bez ohľadu na vek alebo rozsah príjemcu, alebo ak to odosielateľ nie je alebo nie je známe.
Hoci jazyk by mal byť úctivý, neznamená to, že by sa mala odkladať láskavosť a zdvorilosť..
2 - Konkrétny zámer
Žiadny formálny list nie je napísaný bez presného zámeru a definovaného cieľa. S týmto typom listu je určený na oznámenie niečoho príjemcovi alebo vyžiadanie informácií, ktoré to vyžaduje odosielateľ.
V každom prípade sa usiluje o pozitívny dojem na príjemcu a jeho predispozíciu tak, aby tok komunikácie pokračoval až do splnenia cieľov odosielateľa. Poskytnuté informácie by mali byť čo najjasnejšie a najúplnejšie.
3- Dĺžka
Formálny list je obyčajne krátky a špecifický, čo smeruje priamo k cieľu, po zodpovedajúcich pozdravoch a pravidlách zdvorilosti.
Ako je to zvyčajne v prípade inštitucionálnych, podnikateľských, vládnych alebo medzi dvomi ľuďmi, ktorí nemajú blízky vzťah, nemá zmysel chodiť po pobočkách, odbočovať alebo vysvetľovať otázky, ktoré nie sú ústredné. Vo všeobecnosti by formálne listy nemali presiahnuť 2 strany.
4- Hlavička
Formálny list musí byť napísaný na úradnom tlačive subjektu alebo osoby, ktorá ho napísala. Zvyčajne sa vykonáva na hlavičkových papieroch, v ktorých sa môže zobraziť iba názov inštitúcie alebo odosielateľa, hoci môže obsahovať aj adresu toho istého zariadenia..
Po tomto dátume by sa mal zobraziť dátum, ktorému predchádza miesto (mesto), do ktorého píšete.
Je múdrejší písať dátum bez skratiek, to znamená mesiac napísaný písmenami a rok so štyrmi číslicami. Musí byť zarovnaný vpravo od hárku.
5- Liečba a pozdrav
Liečba musí byť formálna a musí zahŕňať pozíciu, povolanie alebo rozsah príjemcu. Napríklad: prezident, lekár, profesor, generál, atď. Vyhnite sa pozdravom s krstným menom, prezývkami alebo prezývkami.
Keď je príjemcom pár, mali by ste sa správať ako k Pánovi a Lady. S poslancami a senátormi sa v niektorých krajinách zaobchádza ako s „čestnými“, v iných môžu byť „Ilustrovaný Pán“..
To isté sa deje s inými vládnymi pozíciami alebo tituly šľachty, takže je dôležité poznať protokol každej krajiny.
Ak nepoznáte konkrétneho príjemcu, môžete použiť neosobné vzorce, ako napríklad „Komu sa to môže týkať“ alebo jednoducho „Vážený pane“ alebo „Vážená pani“.
Pre pozdrav by ste mali pridať nejaké pravidlo zdvorilosti, ako napríklad „Vážení“, „Rešpektovaní“ atď. Formulár "Vážený pane" sa používa aj ako oficiálny pozdrav.
6- Telo
Obsah listu by mal tiež začínať nejakým zdvorilostným pravidlom, napríklad: „Prostredníctvom tohto ...“, „Píšem vám ...“, „S úctou vás oslovujem pri príležitosti ...“, „Slúžte tomuto pre ... "alebo niekoľko menej protokolov, ako napríklad" Najprv srdečné pozdrav ... ".
List by mal mať krátke a dobre štruktúrované odseky. Posolstvo musí byť presné, konkrétne a jednoznačné.
Ak ide o požiadavku, musí sa vykonať priamo; ak ide o informatívny list, mali by ste ísť rovno na miesto. Vždy majte na pamäti, že príjemca je zaneprázdnený človek, ktorý nechce strácať čas zbytočnými rečami alebo ťažko pochopiť.
7- Rozlúčka
Rozlúčka by mala zavŕšiť centrálnu myšlienku listu, posilniť cieľ a podporiť činnosť, ktorú odosielateľ očakáva od príjemcu („Čakám na vašu odpoveď“, „Dúfam, že informácie sú užitočné“ atď.).
Najbežnejším zatváraním formálnych listov je "S pozdravom" alebo "Veľmi opatrne", preferujúc tieto formy k viac hovorovým, ako sú "srdečné pozdravy", "Pozdravy", "Objavy" atď..
Potom musíte vytlačený podpis (krstné meno a priezvisko) vložiť a podpis odosielateľa. T
Musí obsahovať aj pozíciu alebo pozíciu, ktorú má odosielateľ, tj "Dr.", "Ing.", "Prof.", za ktorým nasleduje priezvisko a priezvisko a v samostatnom riadku pozíciu: "predseda hodnotiaceho výboru", "veľvyslanec "Argentínskej republiky", "generálny tajomník" atď..
8- Ďalšie informácie
Na konci listu a po podpise možno v prípade potreby uviesť vysvetlenie príloh alebo mená osôb, ktoré dostanú kópiu listu (označeného skratkou "Cc")..
Nižšie a konečne môžu byť zahrnuté iniciály osoby, ktorá diktovala list, tj vlastníka odosielateľa (veľkými písmenami) a osoby, ktoré ho napísali (malými písmenami), ako je zobrazené: ABC / def.
Byť list, ktorý bol predtým myslel, použitie postscripts sa neodporúča v rovnakom.
9- Obálka
Každý formálny list musí byť odoslaný v obálke, aj keď sa odosielateľ a príjemca nachádzajú v tej istej budove (napríklad komunikácia medzi oddeleniami tej istej inštitúcie)..
Obálka musí mať veľkosť podľa toho, čo bude obsahovať, aby nebola príliš objemná. List by mal byť zložený čo najmenej (2 až 4-násobok), pretože papier, ktorý je takmer neporušený s príliš mnohými záhybmi, je oveľa elegantnejší.
Meno a údaje príjemcu sú vždy umiestnené na prednej strane obálky a v jej strede. Meno odosielateľa a údaje sa môžu nachádzať na zadnej a zadnej strane obálky alebo na prednej, hornej a ľavej strane obálky.
Horný pravý kvadrant prednej časti obálky je vždy vyhradený pre pečiatky alebo pečiatky.
Musí byť opatrne uzavretá, ale pevne, aby sa zaručila nedotknuteľnosť obsahu. V niektorých prípadoch môžu byť veľmi protokolárne alebo elegantné, utesnené tesniacim voskom.
10- Odpoveď
Každý formálny list musí mať odpoveď. To isté musí byť rýchle, stručné a zachovať rovnaký náčrt prijatého formálneho listu.
Formálny list bez odpovede sa považuje za neúctivý a neodôvodnený akt príjemcu, ktorý môže spôsobiť, že účinok bude úplne opačný ako pôvodne sledovaný cieľ..
referencie
- Formálny list Zdroj: es.wikipedia.org
- 10 Charakteristika formálneho a neformálneho listu. Získané z características.co
- List a jeho prvky. Obnovené z portaleducativo.net
- Charakteristiky formálneho listu. Získané z clubensayos.com
- Charakteristika a funkcia formálnych listov. Zdroj: estudiaraprender.com