7 funkcií najvýznamnejšieho tajomníka

Medzi hlavné funkcie sekretárky Zahŕňajú riadenie programu, slúžia verejnosti a spravujú dôverné informácie. Je osoba, ktorá je zodpovedná za vykonávanie úloh administratívnej pomoci v kancelárii.

Táto pozícia môže byť vykonávaná mužom alebo ženou, hoci najbežnejšou je, že je to žena, ktorá ju vykonáva.

Zvyčajne majú na starosti dôverné záležitosti osôb s určitou hierarchiou v rámci spoločnosti, ako sú napríklad riaditelia, manažéri, prezidenti, okrem iného. To ich premení na pravú ruku výkonnej moci, pre ktorú pracujú.

Ak je spoločnosť malá, najväčšia pracovná záťaž tajomníka súvisí so základnými kancelárskymi úlohami.

Niektoré krajiny sveta venujú osobitný deň v roku, aby poďakovali a oslavovali svoju prácu. Napríklad v Kolumbii, Peru a Mexiku je deň tajomníka 26. apríla, zatiaľ čo vo Venezuele je 30. september.

7 hlavných funkcií sekretárky

Úlohou sekretárky je poskytnúť jej šéfovi podporu a spoluprácu, aby mohla v plnej miere plniť svoju úlohu v rámci organizácie bez oneskorení alebo rozptýlenia..

Hoci charakter spoločnosti ovplyvňuje druh práce vyžadovanej tajomníkom, možno povedať, že jej hlavnými funkciami sú:

1 - Riadenie programu

Tajomník je zodpovedný za aktualizáciu programu osoby, pre ktorú pracuje. Tam by ste mali odrážať všetku svoju prácu a občas osobné záväzky.

Musíte tiež viesť záznamy o údajoch všetkých osôb a inštitúcií, s ktorými musí zamestnávateľ súvisieť.

Program tajomníka zvyčajne slúži ako operatívny protokol výkonného riaditeľa, pre ktorého pracuje.

2- Pozornosť verejnosti

Pozornosť verejnosti je jednou z najzákladnejších úloh, ktoré musí sekretárka plniť. Musíte odpovedať na hovory a zaznamenať ich dôvod, ako aj všetky údaje, ktoré umožnia zamestnávateľovi nadviazať na vec.

Je to aj osoba, ktorá prijíma návštevníkov v kancelárii. Preto je dôležité, aby sekretárka udržiavala obraz v súlade s firemným imidžom pracoviska.

Vašou úlohou je nielen privítať a spríjemniť čakanie návštevníkom, ale aj poskytnúť prvé pokyny a pokyny k organizačnej kultúre a interným procesom spoločnosti..

3- Správa dokumentov

Okrem toho, že osoba, ktorá prijíma a riadi korešpondenciu svojho šéfa, tajomník píše, číta, číta a odpovedá na väčšinu listov, oznámení, poznámok a e-mailov od svojho zamestnávateľa.

Na tento účel je vhodné spravovať určité aplikácie softvér ktoré vám umožňujú rýchlejšie a rýchlejšie pripraviť takéto dokumenty.

Špecifickosť týchto kompetencií bude závisieť od typu práce, ktorá sa vyžaduje v oblasti, v ktorej pracujú..

Tajomník spravuje databázu kontaktov svojho šéfa a podáva písomnú korešpondenciu, ako aj zápisnice zo zasadnutia a ďalšie dokumenty, o ktoré má záujem..

Je to tajomník, ktorý zvyčajne berie na vedomie záležitosti, ktoré sa riešia na dôležitých stretnutiach.

4- Manipulácia s citlivými informáciami (interné a externé)

Medzi funkciami, ktoré správne odlíšia dobrú sekretárku, sú všetky informácie, ktoré sú mimoriadne dôležité pre fungovanie spoločnosti alebo inštitúcie, kde pracujete..

Mali by ste mať napríklad kontrolu nad právnymi dokumentmi, ktoré môžu byť kedykoľvek vyžadované vládnymi inštanciami.

Môžete tiež pristupovať k informáciám o životnom prostredí alebo o niektorom zo subjektov, ktoré sa týkajú spoločnosti. Tieto informácie musia byť spravované diskrétne, efektívne a včas.

5. Organizácia úradu

Tajomník musí prevádzkovať a udržiavať v prevádzke vybavenie a nábytok kancelárie: telefóny, kopírky, tlačiarne, projektory, nábytok, kartotéky, okrem iného..

Je to ten, kto kontroluje zásoby zásob a kancelárskeho vybavenia. Taktiež uchováva fyzické a elektronické súborové systémy v poriadku, takže informácie sú v prípade potreby ľahko dostupné..

Tajomník musí mať čistý a organizovaný pracovný priestor, pretože zvyčajne je to jedna z prvých vecí, ktoré ľudia mimo spoločnosti vidia pri vstupe do svojich zariadení..

6- Príprava prezentácií

Bežne musí manažér prezentovať svoje správy vo forme prezentácií, ktoré sumarizujú a hierarchizujú informácie. Za túto úlohu zvyčajne požiada svojho sekretára o pomoc.

Osoba, ktorá je na sekretariáte, by mala zabezpečiť, aby informácie, ktoré sa tam objavujú, správne odrážali údaje, ktoré chce jeho šéf zdieľať.

Tiež by ste mali vedieť, že ide o prezentáciu bez pravopisných chýb, ktorá je v súlade s grafickou identitou spoločnosti.

7. Administratívny dohľad

Je tiež zodpovednosťou tajomníka, aby si bol vedomý dodržiavania zásad a postupov potrebných na starostlivosť o majetok spoločnosti alebo inštitúcie, v ktorej pracuje..

Podľa hierarchickej úrovne vášho šéfa môže tajomník overiť presnosť údajov, ktoré odrážajú podrobnosti o rozpočtových operáciách..

Tajomník sa musí zaoberať riadiacou kontrolou a riadnou správou zdrojov v rámci úradu.

Virtuálna sekretárka

So vzostupom online pracovných miest sa objaví číslo tajomníkov on-line alebo virtuálnych asistentov.

Títo tajomníci vykonávajú väčšinu úloh opísaných vyššie, ale na diaľku. V týchto prípadoch sekretári účtujú svoje služby hodinu alebo projektom.

referencie

1. Kultúra Money (2015). 4 hlavné funkcie sekretárky. Zdroj: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Zoznam povinností tajomníka. Zdroj: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funkcie a povinnosti administratívneho tajomníka. Zdroj: pymex.pe
4. Dobrovoľník teraz (s / f). Aká je úloha sekretárky? Zdroj: diycomteesguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Aké sú funkcie sekretárky ako asistenta manažéra? Zdroj: pyme.lavoztx.com