Zdieľam:
Aký je životný cyklus dokumentov?
životného cyklu dokumentov pozostáva zo sledu fáz, ktorými súbor prechádza počas jeho životnosti. Tieto fázy, počnúc vytvorením dokumentu, cez všetky jeho použitia a úpravy, až do času zničenia alebo trvalého uloženia.
Koncepcia životného cyklu dokumentov bola vytvorená v Spojených štátoch po druhej svetovej vojne. Bolo to kvôli potrebe nájsť vhodný spôsob, ako spravovať veľký počet súborov, ktoré sa nahromadili.
Každá disciplína sa zaoberá životným cyklom dokumentov iným spôsobom, pričom sa zohľadňuje ich prístup a charakter spisu.
Napríklad životný cyklus právneho dokumentu môže mať rozdielne štádiá ako etapy akademického dokumentu.
V každom prípade by sa mali meniť úvahy o tom, ako dlho by sa mal dokument uchovávať, ako by sa mal uchovávať alebo aké by jeho správne používanie malo byť. Podobne existujú aj rôzne prístupy k fázam vášho životného cyklu.
Môžu existovať napríklad dokumenty bez akejkoľvek hodnoty pre spoločnosť alebo pre vládny subjekt z dôvodu jej veku. Tieto archívy však môžu mať pre múzeum vysokú historickú hodnotu.
Ďalším zásadným rozdielom je medzi analógovými a digitálnymi dokumentmi. Napriek tomu, že dôležitosť spočíva v obsahu dokumentov, existencia digitálnych súborov znamená osobitosti pri ich spracovaní av štádiách ich životného cyklu..
Tri roky dokumentov
V roku 1972 historik Carlos Wyffels navrhol teóriu troch vekov. Podľa toho sú dokumenty objekty, ktoré majú životne dôležitý proces, pri ktorom sa transformujú ich použitia.
Vo všeobecnosti sa dokumenty intenzívne používajú bezprostredne po ich vytvorení a na určité časové obdobie.
Časom sa však toto použitie znižuje až do okamihu, keď sa úplne zastaví, a to buď preto, že sú archivované alebo zničené.
Podľa Wyffelsa je tento cyklus, cez ktorý prechádzajú všetky dokumenty, rozdelený do troch vekových kategórií: administratívny alebo aktívny vek, stredne alebo poloaktívny vek a neaktívny alebo historický vek..
Administratívny alebo aktívny vek
Vzťahuje sa na aktívne obdobie dokumentu. Začína v okamihu jeho vzniku a prechádza rôznymi fázami, v ktorých sa pravidelne konzultuje, prenáša a delí sa o ne.
Napríklad, administratívny vek lístka verejnej služby sa začína, keď sa vygeneruje. Potom sa bude naďalej pohybovať po obmedzenú dobu: keď ho poštový doručovateľ doručí alebo odošle e-mailom, keď je konzultovaný a keď je platený.
Stredný alebo poloaktívny vek
Je to obdobie, v ktorom dokument stratil nástroj, pre ktorý bol vytvorený. Preto nemá také aktívne použitie ako v administratívnom veku. Je však konzervovaný a môže byť konzultovaný zriedka.
Napríklad, stredný vek servisného lístka sa začína, keď sa po zaplatení uloží do priečinka. Je veľmi pravdepodobné, že sa s ním nikdy nebude konzultovať, ale v prípade akýchkoľvek obáv zostane archivovaná.
Poloaktívny životnosť dokumentov môže byť premenlivá podľa typu dokumentu a podľa kontextu. Napríklad právny dokument môže mať aktívnejší život ako lístok verejnej služby.
Neaktívny vek alebo historický vek
Týka sa posledného obdobia spisov. Nie všetky súbory však majú rovnaký cieľ. V závislosti od ich povahy môžu byť premenené na historické alebo zničené.
Historické archívy sú tie, ktoré majú kultúrnu alebo výskumnú hodnotu. Preto sa v tomto štádiu snažia o zachovanie čo najúplnejšej ochrany..
Etapy životného cyklu dokumentov
Teória troch vekových kategórií všeobecne stanovuje základné fázy, ktorými prechádzajú všetky dokumenty.
Existujú však aj ďalšie špecifické etapy, ktoré definujú užitočnosť a manipuláciu s dokumentmi.
Stupne, ktorými dokument prechádza, závisia od jeho hodnoty, jeho použitia a kontextu. Podľa týchto charakteristík sa určuje, ktoré fázy musia prejsť a ktoré sú technické a administratívne dispozície pre každú z nich.
Toto sú niektoré z hlavných etáp, ktorými dokument prechádza počas jeho životnosti:
1-vytvorenie: pozostáva z vytvorenia dokumentu v tlačenej alebo digitálnej podobe.
2-Storage: Podľa formátu, v akom bol dokument vytvorený, je uložený fyzicky alebo digitálne. V niektorých prípadoch sa uvažuje aj o etape digitalizácie, ak je súčasťou procesu.
3-Kategorizácia: odkazuje na organizáciu, klasifikáciu alebo indexáciu dokumentov podľa parametrov stanovených v každom kontexte.
4-prestupov: týka sa odoslania a / alebo doručenia dokumentu podľa jeho vlastností. V skutočnosti sa to môže týkať doručenia fyzickou poštou alebo zásielky elektronickej pošty..
5-Distribution: táto fáza sa vzťahuje na dokumenty, ktoré sú verejné alebo potrebujú, a preto po ich vytvorení musia byť sprístupnené určitej skupine ľudí.
6-Spolupráca: V súčasnosti môžu byť súbory usporiadané na použitie a zdieľané úpravy. Táto fáza má nedávny vzhľad a je určená výlučne pre digitálne dokumenty.
7-dotazu: odkazuje na túto fázu, v ktorej sú dokumenty usporiadané s úmyslom, že ich možno konzultovať. Počas tohto procesu sú veľmi dôležité bezpečnostné a / alebo prístupové ustanovenia v závislosti od verejnosti, od ktorej sa očakáva prístup k informáciám.
8 - Podanie alebo zničenie: Toto je posledná etapa životného cyklu všetkých dokumentov. Zodpovedá momentu, v ktorom sa rozhoduje, či má dostatok historickej hodnoty, ktorá sa má zachovať, alebo naopak, je zničená..
prostriedky
- Darmouth College. (S.F.). Životný cyklus dokumentu: Definície, podporné technológie a aplikácie. Zdroj: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Životný cyklus dokumentov: Teória troch vekových kategórií. Zdroj: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Čo je životný cyklus elektronického riadenia dokumentov? Zdroj: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Životný cyklus dokumentov. Zdroj: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Životný cyklus dokumentov - španielsky archívny systém. Získané z: normadat.es.