Profil výkonného tajomníka, potrebné zručnosti a funkcie

výkonný tajomník je práca alebo povolanie, ktoré slúži na poskytnutie maximálnej podpory vysoko postaveným zamestnancom v spoločnosti alebo organizácii. Bude to ten, kto bude organizovať a udržiavať plán vedenia a pomáhať im vykonávať širokú škálu administratívnych úloh.

Cieľom je prispieť k celkovej efektívnosti podniku tým, že sa zabezpečí, aby všetky administratívne úlohy, ktoré sú mu zverené, boli vykonávané včas a účinne. Tajomník je osoba, ktorá poskytuje administratívnu podporu. Môžu vykonávať úlohy ako písanie a archivovanie, odpovedanie na telefón a prenos správ.

Na druhej strane výkonný tajomník alebo administratívny asistent tiež vykonáva niektoré z týchto činností spolu s koordináciou kancelárií, výskumom produktov, interakciou s dodávateľmi, objednávaním produktov a vytváraním databázy..

Výkonní tajomníci zvyčajne dostávajú vyššie platy ako tajomníci, pretože vykonávajú funkcie na vysokej úrovni a urýchľujú produktivitu kancelárií.

index

• 1 Požadovaný profil
• 2 Potrebné zručnosti
• 3 Funkcie
  • 3.1 Zodpovednosti
• 4 Odkazy

Požadovaný profil

- Bakalársky titul v podnikovej správe alebo príbuzných odboroch.

- Osvedčené skúsenosti ako výkonný tajomník alebo podobná administratívna úloha.

- Musí byť kompetentný v riadení Microsoft-Office integrovaným spôsobom av softvéri "back-office", napríklad ERP systémy.

- Hlboká znalosť správy základných účtovných úradov a postupov, ako aj relevantný technický slovník, ktorý sa rieši v priemysle..

- Oboznámenie sa so základnými metódami výskumu a technikami podávania správ.

- Vynikajúce organizačné a časové schopnosti.

- Vynikajúce komunikačné a vyjednávacie zručnosti.

- Bezúhonnosť a dôvernosť.

Výkonní tajomníci musia byť rýchly profesionáli s veľkou kapacitou riadenia času a multitasking schopnosti. Manažéri sa môžu so svojou usilovnosťou a kompetenciami v ich práci zamerať na svoju manažérsku zodpovednosť bez toho, aby sa museli starať o iné úlohy.

Mnohí manažéri sa vo veľkej miere spoliehajú na výkonného tajomníka, ktorý koordinuje každodenné úlohy a udržiava ich na programe. Vyžadujú si veľa taktu a asertivity ako strážcovia času manažéra.

Potrebné zručnosti

Výkonní tajomníci musia byť výkonní v základných zručnostiach, ako je písanie, gramatika, pravopis a interpunkcia, a musia mať skúsenosti s používaním kancelárskeho vybavenia a bežných softvérových aplikácií, ako sú spracovanie textu, tabuľky a grafika..

Rovnako musia mať vynikajúce schopnosti riadiť čas a schopnosť efektívne riešiť rôzne zodpovednosti.

Na druhej strane, výkonný tajomník potrebuje aj iné kvality, ako je dobrý úsudok, diplomacia, diskrétnosť a schopnosť samostatne riešiť problémy..

Potrebujú silné komunikačné zručnosti, aby mohli komunikovať s verejnosťou, písať správy a revidovať publikácie.

Počúvajte aktívne

Musí vedieť, že musí venovať plnú pozornosť tomu, čo hovoria iní ľudia, venovať si čas na pochopenie bodov, ktoré sa robia, klásť otázky podľa potreby a neprerušovať v nevhodných časoch.

Čítanie s porozumením

Úplné pochopenie viet a písomných odsekov v dokumentoch týkajúcich sa práce.

Riadenie času

Vedieť, ako efektívne riadiť svoj vlastný čas, ako aj čas ostatných.

Vedieť hovoriť

Hovorte jasne s ostatnými ľuďmi, aby ste mohli efektívne prenášať informácie.

písanie

Majte účinnú písomnú komunikáciu podľa toho, čo je najvhodnejšie pre potreby publika.

Kritické myslenie

Využitie logiky a uvažovania na identifikáciu silných a slabých stránok alternatívnych riešení, záverov alebo prístupov k problémom, ktoré vznikajú.

Proaktívne učenie

Porozumieť dôsledkom nových informácií na riešenie problémov a prijímanie aktuálnych a budúcich rozhodnutí.

koordinácia

Prispôsobenie činností vo vzťahu k činom iných.

preskúmanie

Preskúmanie a hodnotenie výkonnosti samotnej osoby, iných osôb alebo organizácií s cieľom dosiahnuť zlepšenia alebo prijať nápravné opatrenia.

funkcie

Výkonný tajomník môže byť zodpovedný za drobnú hotovosť a účtovníctvo, ale môže spravovať aj rozpočet. Môžete publikovať články na webových stránkach, aj keď môžete tiež navrhnúť a spravovať webové stránky.

Zadávanie údajov môžete vykonať v tabuľkovom procesore, ktorý ste navrhli a použili pre funkcie vykazovania.

Výkonný tajomník môže dohliadať na administratívnych pracovníkov. Často podáva správy priamo generálnemu riaditeľovi a môže podporovať jedného alebo viacerých vedúcich pracovníkov.

zodpovednosť

Pozor na vedúcich pracovníkov

- Udržujte agendu vedúcich pracovníkov a pomáhajte pri plánovaní stretnutí, stretnutí správ, konferencií atď..

- Zúčastnite sa stretnutí, aby ste si dohodli zápisnice a zápisnice, potom ich kompilovali, prepisovali a distribuovali.

- Urobiť všetky cestovné opatrenia pre vedúcich pracovníkov: Nákup pasov, rezervácia hotelov, dodanie cestovných výdavkov, riadenie a preskúmanie príslušnej dokumentácie atď..

- Vykonávať nariadené vyšetrovania, zhromažďovať údaje a pripravovať dokumenty alebo správy na posúdenie a prezentáciu vedúcimi pracovníkmi, výbormi a správnymi radami tak, ako boli pridelené..

- Manipulujte s dôvernými dokumentmi a uistite sa, že sú bezpečné a bezpečné.

Interná a externá interakcia

- Prijímajte a filtrujte telefónne hovory a presmerujte ich na vhodnú osobu, keď je to vhodné.

- Spravovať, určovať priority a distribuovať všetku prichádzajúcu alebo odchádzajúcu korešpondenciu (e-mail, listy, faxy, balíky atď.), Čítať a analyzovať prichádzajúce memorandá, prezentácie a správy s cieľom určiť ich dôležitosť a naplánovať ich distribúciu.

- Pripravte odpovede na korešpondenciu obsahujúcu bežné dotazy.

- Monitorujte využívanie kancelárskych potrieb a dohodnite si podmienky s dodávateľmi, aby ste zaistili, že objednávky budú výhodnejšie.

- Stretnúť sa s jednotlivcami, špeciálnymi záujmovými skupinami a inými v mene konateľov, výborov a správnych rád.

- Privítajte návštevníkov a zistite, či majú mať prístup k určitým špecifickým ľuďom.

Administratívna podpora

- Uchovávajte archivované elektronické a papierové záznamy, ktoré zabezpečia, že informácie sú organizované a ľahko dostupné na rýchle vyhľadávanie.

- Pripravte si faktúry, správy, listy, účtovné závierky a iné dokumenty pomocou softvéru na spracovanie textu, tabuliek, databáz a / alebo prezentácií, pričom poskytnete aj príslušnú pomoc v oblasti účtovníctva.

- Vykonávať všeobecné kancelárske úlohy, ako je udržiavanie administratívnych systémov a vykonávanie základných účtovných úloh.

- Koordinačné a priame kancelárske služby, ako sú záznamy a príprava rozpočtu, na pomoc vedúcim pracovníkom.

- Zriaďovať a kontrolovať administratívne politiky a postupy, a to tak pre zamestnancov kancelárií, ako aj pre organizáciu.

- Preskúmať prevádzkové postupy a postupy s cieľom určiť, či je možné vykonať zlepšenia v oblastiach, ako sú pracovné postupy, postupy podávania správ alebo výdavky.

- Dohliadať a školiť ostatných administratívnych pracovníkov.

referencie

1. Spracovateľný (2018). Popis práce výkonného tajomníka. Prevzaté z: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Rozdiel medzi tajomníkom a výkonným tajomníkom. Práca - Chron. Prevzaté z: work.chron.com.
3. Kariérny plánovač (2018). Výkonný tajomník a administratívny asistent. Prevzaté z: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Výkonný tajomník Popis práce. Prevzaté z: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Zodpovednosť výkonného tajomníka. Prevzaté z: bestsampleresume.com