Zdieľam:
Požiadavky na typy nákupov, ako sa to robí, dôležitosť a príklady
Forma požiadavka na objednávku je dokument vytvorený oddelením používateľa alebo zamestnancami skladu, aby informoval nákupné oddelenie o položkách, ktoré je potrebné objednať, o množstve a časovom rámci dodávky. Nákup v spoločnosti začína zbieraním požiadaviek.
Po ich zostavení musíte informovať oddelenie nákupu. Požiadavka na objednávku je dokument, ktorý bude obsahovať zoznam týchto požiadaviek. Aby sa predišlo podvodom, manažéri oddelení zvyčajne nemajú právo zadávať objednávky priamo u dodávateľov alebo nakupovať v mene spoločnosti..
Namiesto toho, ten, ktorý skutočne zadáva objednávky s externými dodávateľmi, je iné oddelenie nazývané nákupné oddelenie. Manažéri jednotlivých oddelení používajú formuláre požiadavky na nákup, aby informovali toto oddelenie o tom, aké materiály je potrebné získať.
Požiadavky na objednávku a objednávky sú kľúčovými dokumentmi v procese získavania položiek, ktoré spoločnosť potrebuje pre svoju prevádzku, štandardizáciou procesu objednávky interne a externe.
index
- 1 Typy
- 1.1 Štandard
- 1.2 Subdodávky
- 1.3 Zásielka
- 1.4 Prevod zásob
- 1.5 Externá služba
- 2 Ako je to rozpracované?
- 2.1 Proces požiadavky na objednávku
- 3 Význam
- 3.1 Spustite proces nákupu
- 3.2 Je to kontrolný nástroj
- 3.3 Ochrana podniku
- 3.4 Centralizácia nákupného procesu
- 4 Príklady
- 4.1 Príklad 1
- 4.2 Príklad 2
- 5 Referencie
typ
Kľúčové body o požiadavke na objednávku sú tieto:
- Je to požiadavka na nákupné oddelenie, aby získal určitý zoznam materiálov.
- Potrebujete súhlas nákupnej organizácie.
- Ide o interný dokument; to znamená, že zostáva v organizácii.
Požiadavku na objednávku môžete vytvoriť pre nasledujúce typy poskytovania:
standard
Získavať dodávky a materiály od dodávateľov, pre výrobné procesy a kancelársky spotrebný materiál a iné aktíva.
subdodávky
Dodať surovinu dodávateľovi a potom získať hotový výrobok.
zásielka
Získanie materiálu, ktorý je uložený v zariadeniach spoločnosti a dodávateľ je za to zaplatený.
transfEfektívnosť zásob
Získanie materiálov z iného oddelenia alebo oblasti, ktorá je v rámci tej istej organizácie.
Externá služba
Získavať služby externého dodávateľa, ako napríklad vykonávať údržbárske práce na zariadení.
Ako sa to robí?
Základné komponenty, ktoré tvoria požiadavku na objednávku, sú:
- Číslo požiadavky, ktoré umožňuje identifikáciu dokumentu. Musí byť predtlačený.
- Žiadajúce oddelenie.
- Dátum žiadosti a požadovaný termín dodania.
- Meno osoby, ktorá pripravuje rekvizíciu a podpis osoby, ktorá vydala príslušné povolenie.
- Požadované položky musia byť podrobne popísané, aby sa zabránilo nepresným údajom. Suma musí byť presná; je veľmi dôležité umiestniť požadovanú jednotku (kilo, litre, jednotky atď.).
- Podpis manažéra nákupného oddelenia, ktorý schvaľuje alebo neschváli nákup.
- Ak už boli od dodávateľov vyžiadané ponuky, musia byť pripojené k žiadosti.
Proces požiadavky na objednávku
Proces žiadosti o objednávku používajú organizácie na vykonávanie a sledovanie objednávok dodávok. To môže byť čokoľvek od surovín po kancelársky nábytok a ďalšie.
Keď vedúci oddelenia zistí, že materiály sú nízke, vyplňte formulár žiadosti, ktorý obsahuje uvedené polia..
Požiadavka na objednávku je formulár, ktorý oddelenie spoločnosti odošle nákupnému oddeleniu a uvedie položky, ktoré chcete požiadať od externého dodávateľa..
Tento proces umožňuje užívateľom zadať objednávku, získať súhlas supervízora a čo je najdôležitejšie, umožniť externým dodávateľom predkladať cenové ponuky..
Keď nákupný manažér dostane požiadavku na objednávku v tomto procese, môže skontrolovať všetky informácie odoslané pôvodným používateľom. Manažér jednoducho vyberie, či je požiadavka schválená alebo nie.
Ak nie je schválený, je tu box na uvedenie dôvodu rozhodnutia a žiadajúce oddelenie bude o tomto rozhodnutí informované. Ak však manažér dá svoj súhlas, ďalším krokom bude žiadosť o cenovú ponuku od dodávateľov.
dôležitosť
Spustite proces nákupu
Oddelenia spoločnosti budú tak často potrebovať materiály; Požiadavka na objednávku spustí proces nákupu. Nákupné oddelenie bude konať v súlade s pevnosťou dokumentu.
Ak sa vyskytne problém, dokument bude slúžiť ako dôkaz, že oddelenie požiadalo o dodávku s určitým oznámením.
Je to kontrolný nástroj
Tam, kde neexistujú žiadne riadne kontroly, môžu byť zamestnanci zapojení do podvodu, pretože môžu požadovať materiály na osobné použitie.
Pri požiadavke na objednávku sú zavedené opatrenia, ktoré zaručujú, že sa nevykonáva žiadny podvod. Žiadosť musí prejsť niekoľkými rukami, aby sa zabezpečila jej presnosť a potreba.
Chráňte obchod
S vykonanými príkazmi na rekvizíciu sa vyhneme možnostiam podvodu. Aktíva spoločnosti sú tiež chránené.
Centralizácia nákupného procesu
Keď organizácia vyžaduje, aby všetky požiadavky boli vykonané centrálne prostredníctvom nákupného oddelenia, je ľahké riadiť celý proces.
Kupujúci tiež profitujú, pretože teraz môžu skupinové nákupy a využívať kúpnu silu organizácie na vyjednávanie lepších podmienok.
Príklady
Príklad 1
Číslo požiadavky: 00455
Dátum: 15. máj 2018
Názov žiadateľa: Annaliese Corvo
Pozícia: školiteľ
Oddelenie: Personálne vzdelávanie
Dôvod žiadosti: Nasledujúce položky sa musia použiť v školiacom kurze "Quality Assurance", ktorý sa uskutoční v týždni od 16. do 20. júla 2018..
- 01 prípad flipchartových značiek.
- 12 ceruziek.
- 01 flip chart s 20 bielymi listami: 1 meter široký x 1,5 metra dlhý.
- 12 obyčajných notebookov bežnej veľkosti.
- 06 farebné značky na tabuľu.
- 12 gumy na vymazanie.
- 12 modrých atramentových pier.
2 citácie od dodávateľov tlačív sú pripojené.
Autor: Alberto Moreno
Pozícia: Manažér ľudských zdrojov
Riadenie ľudských zdrojov
Príklad 2
Výrobné oddelenie spoločnosti Confecciones Tely, S.A. Musíte si objednať rôzne materiály a vyplniť formulár žiadosti. Tento formulár informuje nákupné oddelenie, že tieto dodávky sú potrebné.
Nákupné oddelenie môže schváliť alebo zamietnuť prijatú požiadavku. Ak bude schválená, bude vytvorená objednávka.
Objednávka je odoslaná dodávateľovi na kúpu výrobkov. Dodávateľ vyrába a dodáva výrobky s faktúrou.
Oddelenie recepcie prijíma produkty a odovzdáva správu o prijatí účtovnému oddeleniu.
Ak sú všetky doklady v súlade, účtovné oddelenie vystaví pokladničné schválenie faktúry, v ktorom uvedie, že platba môže byť vykonaná dodávateľovi..
referencie
- Obchodný slovník (2018). Požiadavka na objednávku. Prevzaté z: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Čo je požiadavka na objednávku? Prevzaté z: myaccountingcourse.com.
- Čas lesa. Rozdiel medzi požiadavkou a objednávkou. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). Čo je požiadavka na objednávku a prečo je to dôležité pre vaše podnikanie. Procurify. Prevzaté z: blog.procurify.com.
- Návody bod (2018). SAP MM - Požiadavka na objednávku. Prevzaté z: tutorialspoint.com.