Príručka postupov spoločnosti Čo slúži, ako ju pripraviť

postupov spoločnosti Je to písomný dokument, ktorý uvádza krok za krokom návod, ako dokončiť zadanie úlohy alebo ako sa vysporiadať s konkrétnou situáciou, keď sa objaví na pracovisku. Obsahuje osvedčené postupy spoločnosti a opis hlavných obchodných procesov.

Táto príručka obsahuje aj metódy a normy o spôsobe, akým sa má práca vykonávať. Vytvorenie manuálu postupov umožňuje smerovať spoločnosť k rastu, zjednodušovať vzdelávanie a uľahčovať jeho schopnosť škálovať.

Touto príručkou môže byť trojzáväzová väzba, priečinok na zdieľanej jednotke v sieti alebo automatizovaná verzia publikovaná online, s použitím softvér postupov. Každý musí pochopiť, z čoho je procedurálna príručka vytvorená a kde ju možno nájsť, keď ju niekto potrebuje.

Písanie príručky postupov vyžaduje, aby boli jasne pochopené kroky, ktoré sú súčasťou každého konkrétneho procesu. Ako spoločnosť rastie, budú potrebné nové postupy. Príručku postupov možno tiež považovať za knižnicu postupov.

Príručka obsahuje príklady postupov, ktoré možno použiť ako model pre nové prevádzkové postupy. Všetci zamestnanci organizácie musia byť poučení o zásadách a postupoch spoločnosti; mali by mať vždy okamžitý prístup k príručke postupu.

index

• 1 Na čo sa používa??
• 2 Ako to urobiť?
  • 2.1 Definovať centrálne procesy
  • 2.2 Napíšte úvod
  • 2.3 Vytvorenie vývojového diagramu každého procesu
  • 2.4 Dodať postup inej osobe, aby si ju prečítal
  • 2.5 Vytvorenie kontrolných zoznamov a formulárov
  • 2.6 Integrujte ho do príručky postupov
• 3 Príklady
• 4 Odkazy

Na čo slúži??

S využitím dobre napísanej príručky postupov môže spoločnosť efektívnejšie uľahčiť školenie nových zamestnancov.

Okrem tréningu, príručka postupu poskytuje súčasným členom tímu zdroje, aby sa naučili najmenej používané postupy a zabezpečili, aby boli vykonávané so správnou formalitou, udržiavaním kontroly kvality..

Zamestnanci musia pochopiť, čo sa od nich očakáva. Orgány dohľadu potrebujú príručku postupov na riadenie obchodných procesov. Dokumentovaním štandardov sa komunikuje to, čo je dôležité pre rast, kvalitu a spokojnosť zákazníkov.

Prostredníctvom politík a postupov, ktoré majú vplyv na funkčnú oblasť, sú pracovníci v prvej línii oprávnení prijímať efektívne a časovo úsporné rozhodnutia.

Manuál o účinných postupoch poskytuje vhodné metódy medzirezortnej komunikácie, umožňuje zamestnancom spolupracovať pri riešení každodenných obchodných problémov bez potreby zbytočnej účasti orgánov dohľadu..

Cieľom príručky postupov by malo byť usporiadanie rôznych obsahov tak, aby odrážali spôsoby a prostriedky komunikácie spoločnosti, vykonávanie služby alebo výrobu výrobku pri najnižších nákladoch av čo najkratšom možnom čase..

Má ďalšiu výhodu v udržaní spokojnosti s prácou a vysokej motivácii zamestnancov.

Ako to urobiť?

Pred vypracovaním príručky je dôležité pochopiť rozdiel medzi politikou, centrálnym procesom a postupom.

- Politika je súbor základných zásad a súvisiacich usmernení, formulovaných a uplatňovaných vedením organizácie, na usmerňovanie a obmedzovanie jej činností pri dosahovaní dlhodobých cieľov..

- Základným procesom je sled vzájomne závislých a prepojených postupov, ktoré v každej fáze spotrebujú jeden alebo viac zdrojov (čas zamestnancov, energia, stroje, peniaze) na konverziu vstupov na produkty. Tieto výsledky slúžia ako vstupy pre ďalšiu fázu, kým sa nedosiahne známy cieľ alebo konečný výsledok.

- Postup je postupnosť činností alebo pevný postup, definovaný krokmi (obsahujúcimi jasne definované počiatočné a konečné body), ktoré sa musia vykonať v tom istom poradí, aby sa úloha správne špecifikovala..

Definujte centrálne procesy

Musí sa uvažovať o všetkých centrálnych procesoch, ktoré má spoločnosť. Začína sa definovaním, ktoré procesy sa určia a zmapujú v príručke postupov, pričom sa vytvorí súhrn všetkých postupov, ktoré sa majú zahrnúť..

Hoci je možné, že každý proces nie je umiestnený, je dôležité stanoviť tie najzákladnejšie a najdôležitejšie. Napríklad reštaurácia by mohla definovať centrálne procesy o tom, ako sa dané jedlo pripravuje, ale rovnako dôležitý je proces čistenia reštaurácie.

Zoznam základných procesov, ktoré je potrebné zahrnúť, musí byť vytvorený tak, aby každý mohol byť integrovaný do manuálu postupov po jeho zmapovaní. Schéma bude slúžiť ako návod, aby ste nezačali vykonávať žiadne úlohy, keď začnete písať manuál.

Napíšte úvod

Uveďte stručný opis toho, čo je obsiahnuté v príručke, ktorá je priamo adresovaná ľuďom, ktorí budú používať túto príručku, čo môžu čitatelia očakávať pri používaní príručky a najlepší spôsob použitia príručky (tj „prečítajte si ju od začiatku do konca“). koniec “alebo„ použiť ho ako referenciu na vyhľadanie postupov podľa potreby “).

Vytvorte vývojový diagram každého procesu

Každý proces je definovaný krokmi alebo úlohami, ktoré sú potrebné na jeho dokončenie. Ak sa krok vynechá, mohlo by to znamenať stratu alebo oneskorenie objednávky alebo chybný koncový produkt. Vytvorenie vývojového diagramu je definovanie pracovného toku.

Ak chcete dokončiť príručku, musíte začať s jedným procesom naraz: začnite s prvým procesom schémy. Kroky potrebné na dokončenie procesu sú opísané, potom sa údaje vrátia a podrobnosti sa zapíšu pre každý krok.

Musíte sa uistiť, že každý krok je jasný a stručný. Každý krok by mal poskytnúť dostatok podrobností, aby mohol ktokoľvek postupovať podľa pokynov.

Predpokladajme napríklad, že postup pre proces predaja je vytvorený požiadavkou na internete. Najprv je vypracovaný vývojový diagram o tom, ako je potenciálny zákazník najprv kontaktovaný po vyžiadaní informácií: telefonicky, e-mailom alebo textovou správou.

Ak nie je možné najprv kontaktovať kontakt, vypočíta sa, koľkokrát predajný tím sleduje, so špecifickými skriptmi pre každý kontakt..

Keď je klient kontaktovaný, je priradený iný skript, ako aj súbor následných testov v závislosti od toho, či klient produkt kúpil alebo sa rozhodol čakať.

Dajte postup niekomu inému, aby ste si ho prečítali

Je dôležité mať spolupracovníka alebo niekoho, koho poznáte, a postupovať podľa inštrukcií tak, ako sú napísané. Táto osoba môže poskytnúť cenné komentáre, ak existujú kroky, ktoré ste nemohli dokončiť alebo nerozumeli.

Procedúra je ladená na základe pripomienok. Pravdepodobne bude potrebné prepísať, upraviť alebo pridať niečo do pokynov.

Vytvorte kontrolné zoznamy a formuláre

Pre každý proces je jednoduchšie pre členov tímu sledovať formulár alebo kontrolný zoznam. Preto je potrebné vypracovať podrobnú šablónu na základe mapovaného procesu.

Ak potrebujete získať špecifické informácie, keď klient vstúpi, musíte zabezpečiť, aby šablóna mala všetky požadované informácie prezentované stručne..

Nemalo by sa predpokladať, že členovia tímu si pamätajú všetko, čo tento postup naznačuje, najmä keď klient sedí pred nimi. Kontrolné zoznamy a formuláre by mali byť integrované ako príloha vývojového diagramu a krokov procesu.

Integrujte ho do príručky postupov

Po priradení každého vývojového diagramu vývojovému diagramu a vytvoreniu všetkých šablón podporných dokumentov sú tieto integrované do úplného manuálu. Príručka je organizovaná na základe oddelení.

Príručka postupov by mohla mať napríklad sekcie „Predaj“, „Prevádzka“ a „Distribúcia“. Každá sekcia je rozdelená na centrálne procesy tohto oddelenia, spravidla v poradí, v akom sa každý centrálny proces vykonáva vo všeobecnej dodávke produktov..

V sekcii "Distribúcia" môžete mať niekoľko hlavných procesov, ako napríklad "Získať objednávku", "Balenie na doručenie", "Odosielanie" a "Následné sledovanie".

Príručka postupov je usporiadaná s obsahom a každý postup je jasne uvedený s tučným nadpisom názvu.

Zahŕňa kryt s názvom príručky, obsahom, úvodom a postupmi v poradí podľa obsahu.

Členovia tímu by mohli umiestniť aj karty, aby mohli ľahko prečítať príručku, aby im pomohli nájsť príslušné postupy vo svojich oddeleniach..

Nakoniec sú kópie vyhotovené a distribuované. Je potrebné podporovať nepretržitú spätnú väzbu av prípade potreby aktualizovať príručku. Mala by byť k dispozícii príručka v určenej oblasti každého funkčného miesta, s použitím zásad a postupov.

Príklady

-Príručka na varenie hamburgerov špecifickým spôsobom.

-Príručka o tom, ako konať v prípade požiaru, zemetrasenia alebo prírodnej katastrofy.

-Príručka o tom, ako postupovať v reakcii na sťažnosti zákazníkov alebo na agresívneho zákazníka.

-Manuál na vykonanie procesu výberu pracovníkov.

-Manuál vedieť, ako pracovať v reštaurácii.

referencie

1. Kimberlee Leonard (2017). Ako napíšem štandardnú príručku operačných postupov? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Čo je príručka politík a postupov? Bizmanualz. Prevzaté z: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definícia príručky postupov. Prevzaté z: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Aký je účel príručky? Bizmanualz. Prevzaté z: bizmanualz.com.
5. Šablóna Lab (2018). 37 Šablóny najlepších štandardných prevádzkových postupov (SOP). Prevzaté z: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PRÍRUČKA 8-KROK PRE STAVEBNÝ MANUÁL PRE OBSLUHU. Ucenia. Prevzaté z: blog.lern.org.