Zdieľam:
Administratívne kontrolné systémy kontroly, ciele, výhody, príklady
administratívnej kontroly je definovaný ako proces, ktorým manažéri ovplyvňujú ostatných členov organizácie pri implementácii stratégií. Vykonáva sa na základe informácií, ktoré dostali manažéri.
Zaoberá sa koordináciou, prideľovaním zdrojov, motiváciou a meraním výkonnosti. Prax riadenia a návrhu systémov riadenia riadenia je založená na sérii akademických disciplín.
Administratívna kontrola znamená rozsiahle meranie. Preto je spojený a vyžaduje príspevok z účtovníctva, najmä manažérskeho účtovníctva. Po druhé, zahŕňa rozhodnutia o rozdeľovaní zdrojov. Preto je príbuzný a vyžaduje príspevok ekonomiky, najmä z manažérskej ekonomiky.
Po tretie, zahŕňa komunikáciu a pracovnú motiváciu. To znamená, že súvisí a vyžaduje príspevok sociálnej psychológie, najmä organizačného správania.
Slabé kontroly v rámci spoločnosti predstavujú značné hrozby, ako napríklad neefektívne využívanie zdrojov, chyby pri spracovaní, znížená ziskovosť, nedodržiavanie právnych predpisov a krádeže alebo zneužitia majetku zamestnancami..
index
- 1 Plánovanie a riadenie
- 2 Systémy administratívnej kontroly
- 2.1 Obchodný nástroj
- 2.2 Komponenty
- 2.3 Ťažkosti
- 3 Ciele
- 3.1 Zisťovanie chýb
- 3.2 Dôkaz, že všetko funguje správne
- 3.3
- 3.4 Komunikovať a motivovať pracovníkov
- 3.5 Vykonávať preventívne opatrenia
- 4 Výhody
- 4.1 Pomoc na decentralizáciu
- 4.2 Pomoc pri koordinácii
- 4.3 Zjednodušiť dohľad
- 4.4 Zvýšenie motivácie
- 5 Nevýhody
- 5.1 Ťažkosti pri stanovovaní kvantitatívnych noriem
- 5.2 Vonkajšie faktory nie sú kontrolované
- 5.3 Odpor zamestnancov
- 5.4 Nákladné podnikanie
- 6 Význam
- 6.1 Overovanie politík
- 6.2 Zodpovednosť manažéra
- 6.3 Motivátor
- 6.4 Účinnosť
- 7 Príklady
- 7.1 Kontrola požiadaviek
- 7.2 Finančné kontroly
- 7.3 Kontrola výkonu
- 7.4 Dohľad
- 7.5 Zmena riadenia
- 7.6 Bezpečnostné kontroly
- 7.7 Kontroly súladu
- 7.8 Benchmarking
- 7.9 Neustále zlepšovanie
- 7.10 Kontrola kvality
- 7.11 Záruka kvality
- 7.12 Automatizácia
- 7.13 Kontrola údajov
- 7.14 Kontrola zásob
- 7.15 Kontrola aktív
- 8 Referencie
Plánovanie a kontrola
Existuje úzke prepojenie medzi plánovaním a kontrolou. Plánovanie je proces, ktorým sú stanovené ciele organizácie a metódy na dosiahnutie cieľov. Kontrola je proces, ktorý meria a riadi skutočný výkon v porovnaní s plánovanými cieľmi organizácie.
Po vypracovaní stratégií a vypracovaní plánov je hlavnou úlohou manažmentu prijať opatrenia na zabezpečenie vykonávania týchto plánov alebo, ak to podmienky vyžadujú, na úpravu plánov..
Administratívna kontrola je jednou z riadiacich funkcií, ako je plánovanie, organizácia, dohľad a riadenie.
Je to dôležitá funkcia, pretože pomáha overovať chyby a prijímať nápravné opatrenia na minimalizáciu odchýlky noriem a dosiahnutia stanovených cieľov organizácie požadovaným spôsobom..
Administratívnu kontrolu možno definovať ako funkciu systému, ktorý upravuje operácie podľa potreby na dosiahnutie plánu, alebo na udržanie odchýlok v systémových cieľoch v rámci povolených limitov..
Systémy administratívnej kontroly
Sú to systémy, ktoré zhromažďujú a používajú informácie na hodnotenie výkonnosti rôznych obchodných zdrojov, ako sú ľudské, fyzické, finančné a organizačné vo všeobecnosti, ako výsledok sledovaných stratégií riadenia..
Preto sú súborom formálnych postupov potrebných na administratívnu a hospodársku efektívnosť. Manažéri ho používajú na udržanie alebo zmenu štandardov v činnosti organizácie.
Keďže je integrálnou súčasťou celého kontrolného systému spoločnosti, jej cieľom je zaručiť úplnú a včasnú implementáciu plánov a politík riadenia..
Môžu sa pohybovať od toho, ako sa dodávka vyžaduje, ako sa má majetok používať, či sa prideľujú úlohy alebo či sa spravuje inventár.
Systém administratívnej kontroly je spôsob, akým môžu manažéri dokumentovať svoje organizačné stratégie alebo politiky. Rovnako je to spôsob hodnotenia výkonnosti interných podnikových procesov, ich porovnania s uvedenými cieľmi a politikami.
Obchodný nástroj
Systém administratívnej kontroly je obchodným nástrojom, ktorý môže poskytnúť informácie o tom, ako dobre organizácia plní svoje ciele.
Administratívne kontroly sú však len jedným z nástrojov, ktoré manažéri používajú na realizáciu požadovaných stratégií.
Stratégie sa realizujú nielen prostredníctvom administratívnych kontrol, ale aj organizačnej štruktúry, riadenia ľudských zdrojov a organizačnej kultúry.
komponenty
Systém administratívnej kontroly je nástrojom, ktorý pomáha manažmentu nasmerovať organizáciu smerom k jej strategickým cieľom a konkurenčnej výhode. Všeobecne sa rozumie, že má tri zložky:
- Stanovenie noriem.
- Meranie skutočného výkonu v porovnaní s týmito normami.
- Prijatie nápravných opatrení proti odchýlkam od pravidiel a plánov.
ťažkosti
Systémy administratívnej kontroly v spoločnostiach obklopujú dva spoločné problémy.
- Byť schopný rozpoznať oblasti, kde je potrebná väčšia kontrola.
- Byť schopný rozpoznať, kedy sú existujúce kontroly neefektívne alebo chybné.
ciele
Ciele administratívnej kontroly sa týkajú spoľahlivosti finančných informácií, včasnej spätnej väzby o plnení operačných alebo strategických cieľov a súladu so zákonmi a predpismi..
Detekcia chýb
Nezrovnalosť v správe spoločnosti môže ohroziť dosiahnutie všeobecných cieľov spoločnosti, čo umožňuje stratiť pôdu pred konkurenciou a až kým neporuší vlastné prežitie..
Preto je dôležité rýchlo odhaliť abnormality. Rovnako môžete identifikovať rôzne okruhy a oblasti, ktoré, hoci nie sú ovplyvnené anomáliami alebo vážnymi chybami, môžu byť optimalizované pre všeobecný blahobyt spoločnosti..
Dôkaz, že všetko funguje správne
Administratívna kontrola kontroluje, či všetko funguje dobre a či sú navrhované ciele a úrovne stanovené na administratívnej úrovni, pokiaľ ide o zisky, predaj, bezpečnosť atď., Splnené bez významných zmien.
Týmto spôsobom sa spoločnosť stáva bezpečnejšou, jej štandardy a operatívne rozhodovacie procesy sú pevnejšie.
V prípade potreby konajte
Zisťovanie situácie nie je veľmi užitočné, ak sa neprijmú konkrétne opatrenia na presmerovanie negatívnej okolnosti, a to vďaka podrobným a konkrétnym informáciám poskytovaným administratívnou kontrolou..
Komunikovať a motivovať pracovníkov
Presná znalosť stavu spoločnosti, vrátane jej chýb, problémov a správne riešených aspektov, podporuje lepšiu komunikáciu s pracovníkmi, motivuje ich k tomu, aby zaručili, že sa zlepšia potrebné aspekty, alebo že sa bude riadiť správnym riadkom..
Vykonávať preventívne opatrenia
Predčasná diagnostika špecifických problémov, ktoré sú zistené administratívnou kontrolou, robí nápravné opatrenia zbytočnými, pretože sú nahradené iba preventívnymi opatreniami.
výhoda
Najväčšou výhodou administratívnej kontroly je, že vytvára cyklus riadenia a kontroly pre vedenie podniku. Rozhodovanie je zefektívnené s menším počtom zapojených jednotlivcov.
Pomáha manažérom merať skutočný výkon a ako usmernenie k dosiahnutiu cieľov.
Pomoc pri decentralizácii
Moderná tendencia podnikateľských organizácií smeruje k decentralizácii, ktorá si vyžaduje kontrolný systém.
Pri decentralizácii je rozhodovacia právomoc rozptýlená v celej organizácii.
Manažment musí udržiavať kontrolu vo svojich rukách, aby vedel, či sa autorita používa správne. Bez primeraných administratívnych kontrol nemôže decentralizácia uspieť.
Pomoc pri koordinácii
Veľkosť moderných spoločností sa zvyšuje. V nich je zamestnaných veľké množstvo kapitálu a veľký počet ľudí.
To vytvára problém riadnej kontroly, pretože existuje mnoho divízií, ktoré vyrábajú a distribuujú rôzne výrobky. Na koordináciu ich činnosti je potrebný kontrolný systém.
Zjednodušiť dohľad
Zjednodušuje dohľad signalizovaním významných odchýlok. Udržiava zamestnancov pod kontrolou.
Dobrý kontrolný systém veľmi rýchlo detekuje slabé miesta. To pomáha rozšíriť rozsah kontroly na všetkých úrovniach.
Zvýšenie motivácie
Kontrolné techniky vytvárajú v organizácii atmosféru poriadku a disciplíny, zisťujú odchýlky a určujú faktory, ktoré sú za ne zodpovedné.
Tým sa zvyšuje motivácia zamestnancov, pretože poznajú prácu, za ktorú sú zodpovední.
nevýhody
Nevýhodou administratívnej kontroly je, že môže odradiť kreativitu a inováciu tým, že sa spoločnosť stane štandardizovanejšou a menej flexibilnou.
Organizácie s prísnou administratívnou kontrolou sú často menej schopné prispôsobiť sa zmenám na trhu, ich priemyslu alebo právnemu prostrediu, pričom majú obmedzený rozsah možných nápadov a plánov.
Ťažkosti pri stanovovaní kvantitatívnych noriem
Administratívna kontrola stráca svoju účinnosť, keď výkonnostný štandard nie je možné definovať kvantitatívne.
Je veľmi ťažké stanoviť kvantitatívny štandard pre ľudské správanie, úroveň efektívnosti, spokojnosť s prácou, motiváciu zamestnancov atď. V takýchto prípadoch súd závisí od uváženia manažéra.
Vonkajšie faktory nie sú kontrolované
Spoločnosť nemôže kontrolovať vonkajšie faktory, ako napríklad vládnu politiku, technologické zmeny, zmeny v móde, zmeny v politike hospodárskej súťaže atď..
Odolnosť zamestnancov
Grassroots zamestnanci sa môžu cítiť odmietnutí a nespokojní, pretože nemajú možnosť prezentovať svoje nápady. Zamestnanci majú pocit, že kontrola znižuje ich slobodu konania. To môže viesť k silnému obratu zamestnancov.
Zamestnanci často odolávajú kontrole. V dôsledku toho sa zníži jeho účinnosť
Drahé podnikanie
Na inštaláciu systému administratívneho riadenia musia organizácie stráviť veľa času a peňazí.
Prínosy musia byť vyššie ako náklady, ktoré sú s nimi spojené, potom bude účinná iba kontrola, inak povedie k neefektívnosti.
dôležitosť
Bez administratívnej kontroly je proces riadenia neúplný. V podnikoch vzniká potreba kontroly v dôsledku viacerých faktorov:
- Vo veľkých organizáciách je ťažké stanoviť úplne presné výkonnostné normy. Na druhej strane, manažér potrebuje všetky druhy včasných informácií, ktoré nie sú vždy k dispozícii. Kontrola je potrebná na posúdenie presnosti noriem.
- Zamestnancom sú zverené veľké sumy peňazí a cenné zdroje. Pri absencii kontroly sa však zamestnanci môžu vzdať pokušenia. Efektívny kontrolný systém pomáha minimalizovať nečestné správanie zamestnancov.
- Pri absencii kontroly môžu zamestnanci relaxovať vo svojom úsilí a ich výkon môže klesnúť pod normálnu úroveň.
Prostredníctvom kontroly je zabezpečené, že zdroje organizácie sú získavané a efektívne využívané na dosiahnutie požadovaných cieľov. Administratívna kontrola ponúka nasledujúce výhody:
Overovanie politík
Umožňuje manažmentu overiť kvalitu rôznych plánov. Preto môže odhaliť, ktoré plány by sa mali prepracovať alebo ktoré ciele by sa mali upraviť.
Zmeny v životnom prostredí môžu spôsobiť, že pôvodné plány nebudú životaschopné alebo nedostatočné. Kontrola pomáha revidovať a aktualizovať plány.
Manažérska zodpovednosť
Aj keď manažér pridelí niektoré činnosti a deleguje právomoci na svojich podriadených, zostáva zodpovedný za konečný výkon.
Manažér preto musí overiť výkonnosť svojich podriadených, aby sa zabezpečilo, že delegovaný orgán využívajú požadovaný spôsob.
Administratívna kontrola umožňuje manažérom plniť si svoje povinnosti a zároveň delegovať právomoci.
motivátor
Inšpirujte zamestnancov, aby pracovali tvrdo a ponúkali lepší výkon. Keď vedia, že ich výkony sa oceňujú a ich odmeny sú spojené s týmto hodnotením, budú sa snažiť prispieť ich najlepším úsilím.
efektívnosť
Kontrola prispieva k efektívnosti operácií tým, že sa zameriava na dosiahnutie cieľov. Preto umožňuje manažérom odhaliť a opraviť chyby predtým, než sa stanú vážnymi, čo pomáha minimalizovať odpad a straty.
Príklady
Administratívna kontrola je akýkoľvek proces, prax, politika, nástroj, meranie alebo systém, ktorý je implementovaný tak, aby umožnil manažmentu riadiť zdroje organizácie. Nasledujú ilustratívne príklady:
Kontrola požiadaviek
Formálne zdokumentujte plány ako požiadavky a riadite zmenu týchto plánov.
Finančné kontroly
Finančné kontroly, ako je napríklad vývoj, monitorovanie a účtovanie rozpočtu.
Kontrola výkonu
Proces odsúhlasenia súboru cieľov so zamestnancami a hodnotenie výkonnosti vo vzťahu k týmto cieľom.
dozor
Sledovanie výkonnosti zamestnancov s cieľom zvýšiť produktivitu, efektívnosť a kvalitu práce.
Zmena ovládania
Proces odosielania, vyhodnocovania, schvaľovania, stanovovania priorít, implementácie, komunikácie a preskúmania zmien v organizácii.
Bezpečnostné kontroly
Vykonávať záruky a protiopatrenia, aby sa zabránilo rizikám pre ľudí, majetok a informácie.
Kontroly súladu
Implementácia procesov, postupov, systémov, kontrol, meraní a reportov v súlade so zákonmi, predpismi, pravidlami a vnútornými politikami.
benchmarking
Je to nepretržitý proces komparatívneho hodnotenia výsledkov spoločnosti voči odvetviu, konkurencii alebo súčasným najlepším postupom.
Neustále zlepšovanie
Je to opakovaný proces merania vecí, ich vylepšovanie a opätovné meranie.
Kontrola kvality
Uistite sa, že výstupy zodpovedajú špecifikáciám. Vykonajte napríklad proces testovania výrobkov vo výrobnej linke.
Záruka kvality
Je to proces prevencie budúcich zlyhaní kvality. Napríklad prax vyšetrovania príčiny všetkých zlyhaní kvality pri identifikácii zlepšení.
automatizácia
Zlepšuje produktivitu, efektivitu a tiež kvalitu nahradením práce automatizáciou.
Kontrola údajov
Kontrola údajov v takých oblastiach, ako je kvalita údajov, pôvod údajov, bezpečnosť, integrácia a súlad.
Kontrola zásob
Regulujte a účtujte zásoby, aby ste predišli nedostatkom alebo nadmernej ponuke.
Kontrola aktív
Kontrola aktív, ako sú zariadenia, infraštruktúra, stroje, softvér a duševné vlastníctvo.
Napríklad systém účtovania majetku implementuje primerané oddelenie obáv o aktívach.
referencie
- All Business (2019). Čo je to administratívny kontrolný systém a prečo sú také dôležité? Prevzaté z: allbusinessadmin.com.au.
- Wikipédia, slobodná encyklopédia (2019). Systém riadenia riadenia. Prevzaté z: en.wikipedia.org.
- Wikipédia, slobodná encyklopédia (2019). Kontrola (riadenie). Prevzaté z: en.wikipedia.org.
- Kenneth A. Merchant (1982). Riadiaca funkcia riadenia. MIT Sloan. Prevzaté z: sloanreview.mit.edu.
- Obchodný slovník (2019). Riadenie riadenia. Prevzaté z: businessdictionary.com.
- John Spacey (2015). 21 Príklady riadenia. Prevzaté z: simplicable.com.
- MBA Knowledge Base (2019). Význam riadenia riadenia v organizácii. Prevzaté z: mbaknol.com.
- Smriti Chand (2019). 7 Výhody manažérskej kontroly pre organizáciu. Knižnica vášho článku. Prevzaté z: yourarticlelibrary.com.
- Samiksha S (2019). Význam a obmedzenia kontroly. Knižnica vášho článku. Prevzaté z: yourarticlelibrary.com.